jun 112013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om dubblettsökning/dubblettsammanslagning. På huvudsidan för hjälp om dubbletthantering hittar du hela innehållsförteckningen.

Dubblettsökning finns för både personer och företag. Följande text beskriver hanteringen när det gäller personer, men det fungerar i princip på samma sätt med företag.

När du på första sidan i guiden ”Slå ihop dubbletter” markerar den eller de dubbletter som du vill slå ihop med din aktuella person, så kan du nere till höger i guiden se att det går att klicka på både ”Nästa” och ”Slutför”. Vi rekommenderar att du väljer ”Nästa”, eftersom du då får möjlighet att jämföra personerna fält för fält. Du kan själv kontrollera att det är rätt uppgifter som sparas och du kan enkelt ändra dem vid behov. Detta är viktigt eftersom datorn inte kan veta vad som är bäst, bara föreslå det mest sannolikt önskade resultatet. Den slutliga verifieringen är det alltid du själv som måste stå för.

Klickar du direkt på ”Slutför” görs i stället en omedelbar, automatisk dubblettsammanslagning där du inte kan påverka resultatet. Denna metod bör du bara använda om du kan acceptera att de personuppgifter som behålls vid sammanslagningen kanske inte blir dem som du hade tänkt dig. Säljstöd fungerar nämligen så att när två personer ska slås ihop jämförs deras ändringsdatum med varandra, och huvudregeln är att uppgifter med det senaste ändringsdatumet ska behållas. Men vissa personuppgifter, som namn och organisationsnummer t ex, har inget ”eget” ändringsdatum vilket gör att de påverkas av personens ändringsdatum. De riskerar därför att sparas vid en dubblettsammanslagning trots att de kanske inte är lika sent ändrade som personens ändringsdatum gör gällande.

Låt oss illustrera det hela med ett konkret exempel:

Det finns en person i registret som heter Person A och som bor på Storgatan 1. Senare registreras det en annan person som heter Person B och som bor på Storgatan 2. Efter ett tag slås dessa personer ihop. Man har då anledning att vänta sig att sammanslagningen ska resultera i en Person B på Storgatan 2, eftersom denna person är tämligen nyregistrerad. Men resultatet blir i stället en Person A på Storgatan 2 – hur kan det komma sig?

Jo, Person A var det som ändrades senast, visar det sig, eftersom någon i personalen nyligen sparade en faktura i personens journal (då blir ändringsdatumet uppdaterat). Så eftersom Person A har senast ändringsdatum är det denna persons namn som behålls. Själva namnet har nämligen inget eget ändringsdatum, men det har adressuppgifterna. Därför behålls adressen från Person B, eftersom det var den adressen som ändrades sist.

Sammanfattningsvis betyder detta att vissa personuppgifter som sparas vid en dubblettsammanslagning inte alltid kan garanteras vara de allra senaste. Det gäller främst namn och personnummer men det finns fler personuppgifter som fungerar på samma sätt. Adress, telefonnummer och e-postadress omfattas däremot inte av problemet då dessa har egna ändringsdatum.

Så utnyttja den möjlighet till detaljerad granskning som finns på sida 2 i guiden ”Slå ihop dubbletter”. Då kan du själv se till att sammanslagningen får önskat resultat.

Jämförelse av personer i guiden "Slå ihop dubbletter"

Jämförelse av personer i guiden ”Slå ihop dubbletter”