feb 132013
 

Detta är del 2 av en text i två delar. Om du vill läsa del 1 klickar du här.

Följande text gäller guiden Dubblettsammanslagning, som är en tilläggsmodul till Vitec Säljstöd. För att den ska bli tillgänglig måste du ha en speciell licens. Vill du hellre läsa om dubblettsökningen, som ingår utan kostnad i programmet, kan du klicka här.

Hur dubblettsammanslagningen går till

Att slå samman t ex två personkort som har registrerats dubbelt men kanske har samma namn och adress, innebär att all data på de båda korten ska läggas ihop till ett personkort och dubbletten kommer sedan att raderas.

Inte papperskorg

Den raderade dubbletten hamnar inte i papperskorgen eftersom den före radering blir av med en massa information som t ex dokument m m som istället finns kvar på det personkort som behålls.

Senaste sparade data behålls

Om båda personkorten har t ex efternamn ifyllt, fast de är olika stavade, kommer det som är senast sparat att bli det som behålls. Även den unika identifieraren, GUID, som finns på alla objekt, tas från det senaste sparade objektet. Om det finns data på båda men bara en kan vara kvar, är det den senast sparade som behålls. T ex huvudnotering tas från den senast sparade personen/företaget, medan den andra huvudnoteringen bara blir en notering på det sammanslagna objektet.

Vissa undantag vad som sparas

Men riktigt så enkelt som beskrevs i stycket ovan är det tyvärr inte. Det finns flera undantag:

  • Anmälnings/ködatum och datum när posten skapades – det äldsta datumet behålls.
  • Aktualitetsdatum tas det nyaste
  • Privatmarkering tas bort och objektet blir publikt om ett privat objekt släpps på ett publikt objekt
  • Om ett arkiverat objekt slås samman med ett aktivt blir resultatet ett aktivt objekt.

Händelselogg

I det sammanslagna objektets händelselogg skrivs det en post, Sammanslagen tillsammans med ett datum för när det skedde.

Relationer

Mycket av informationen lagras inte direkt på de kort som slås ihop utan via relationer till andra objekt. T ex sparas adress i ett eget objekt. Om samma information finns i ett sådant objekt som bara kan förekomma en gång (t ex huvudadress) kommer informationen i första hand från det nyaste objektet, men om det saknas där kommer det istället att hämtas från det äldre objektet.

Andra typer av objekt kan det finnas många av, t ex noteringar, och då kommer istället det sammanslagna objektkortet att innehålla noteringar från båda korten. På samma sätt kommer bilder, utskriftsdokument m m att hanteras.

Sammanslagning av önskemål

Önskemål kan slås ihop lite olika beroende på vad användaren väljer i guiden eller dialogrutan ”Dubblettsammanslagning av önskemål” som visas vid dra-och-släpp. De alternativ som finns är:

DubDra3

Att bara behålla det senast sparade önskemålet per objektkategori innebär att den sammanslagna personen bara kommer att ha kvar ett önskemål kvar för villa, ett för fritidshus e t c efter sammanslagningen. Detta kan vara en bra begränsning många gånger för då slipper du ha kvar äldre kanske inaktuella önskemål.

Rättigheter och tillhörigheter

Här beskrivs kort hur rättigheter och tillhörigheter hanteras vid dubblettsammanslagning

Rättigheter – läsa & skriva

Med grupphantering kan systemansvarig begränsa vilka objekt du kan se (läsa) och ändra i (skriva). För att du ska få slå samman två objekt måste du ha rätt att skriva i dem båda. Om du bara har rätt att läsa ett objekt står det (skrivskyddat) i rubriken på objektkortet.

Rättigheter – grupper och utdelningar av rättigheter

Ägare av en post tillsammans med grupphantering och rättighetsutdelningar avgör vad du och de andra användarna har rätt arbeta med. Dubblettsammanslagning av två objekt, t ex två personkort, får inte leda till att någon användare som tidigare kunde ändra eller läsa uppgifterna inte längre kommer åt dem. Därför kan ibland den sammanslagna posten vara utdelad till enstaka användare eller grupper. Denna utdelning sker automatiskt i samband med sammanslagningen.

Tillhörigheter

Tillhörigheter styr inte vad du får se utan är bara ett filter i listor mm där du kan välja på Med egen tillhörighet, Allt eller ett specifikt internt företag.

Vid sammanslagning av dubbletter kommer alla tillhörigheter att läggas till på den post som sparas. Den sammanslagna posten kan få fler tillhörigheter än tidigare. Huvudtillhörigheten kommer att bli den som den senast sparade posten hade.

Förberedelser innan sammanslagning

Det finns några saker som är viktiga att tänka på innan man slår samman objekt, antingen via Dra-och-släpp eller via Guiden dubblettsammanslagning.

Säkerhetskopia

Att regelbundet göra säkerhetskopering av informationen är viktigt. Dubblettsammanslagningen påverkar databasen mycket och slår samman och tar bort information ifrån databasen som inte kan återställas utan en färsk säkerhetskopia. Om du slår ihop fel personer kan du behöva återläsa en säkerhetskopia för att få tillbaka informationen.

Databaskonsistens

Innan du startar dubblettsammanslagninen bör det inte finnas fel i databasen. Be systemansvarig att rätta till det via Systeminställningar, Databas, Kontroll av databaskonsistens.

Frånkopplat arbete / portföljen

Det är lämpligt att alla som jobbar frånkopplat checkar in sina ändringar innan guiden dubblettsammanslagningen körs. Om det finns en dubblett av en person/ett företag i den utcheckade databasen och den blir raderad/sammanslagen under tiden som den var utcheckad så kommer de ändringar som gjordes på personen i utcheckat läge att gå förlorade.

Privata objekt

När man använder guiden för att leta efter dubbletter kommer programmet att bortse från de objekt som är privata, även om de är privata och den inloggade användaren själv är ägare till objektet. Däremot går det att använda dra-och-släpp för att slå ihop ett publikt objekt med ett av sina egna privata objekt.

Grupper

De objekt som guiden kommer att leta ibland är de som du har rätt att ändra, det räcker inte med läsbehörighet. Även om det t ex finns två personkort med samma personnummer men du bara har läsrättighet till det ena (eller båda) personkorten så kommer inte denna dubblett att visas i listan i slutet på guiden.

Rätt till samtliga ärenden

Om rättighetsgrupper används är det mycket olämpligt, ja kanske rentav fel i vissa installationer, att den som kör guiden Dubblettsammanslagning har rätt till samtliga ärenden. Detta kan i så fall leda till att dubbletter från de olika rättighetsgrupperna kommer att slås ihop, och för att objekten ska bli synliga för användare från båda grupperna så kommer det att läggas till utdelningar på den sammanslagna posten så att ingen går miste om det som han tidigare kunde arbeta med i listor. Om en användare efter sammanslagningen vill arkivera personen som slogs ihop, så kommer det att påverka alla andra användare, även i den andra rättighetsgruppen, vilket inte hade varit fallet innan dubblettsammanslagningen gjordes.

Sammanslagning via dra-och-släpp

Dra-och-släpp i en lista
För att slå ihop två eller flera objekt, markera alla utom ett och dra-och-släpp på det sista som de ska slås ihop med.

DubDra1

Välj Dubblettsammanslagning i menyn som visas.

DubDra2

Dra-och-släpp mellan två objektkort

Du kan slå samman två öppna objektkort genom att ta tag i det ena objektkortets ikon…

DubDra4

.. och dra det till det andra objektkortets ikon. Släpp musknappen så visas en meny. Välj Dubblettsammanslagning där.

DubDra5

Det går också bra att släppa över det andra objektkortets titelrad.

DubDra6

Dra-och-släpp på fler sätt

Det går också att starta dubblettsammanslagningen genom att

  • dra ett objekts ikon till en post i en lista
  • från en lista dra en eller flera markerade objekt till ett öppet objektkorts ikon eller titelrad

Önskemål och bekräfta hjälptexter

Om det finns licens för önskemål kommer en dialogruta med fråga om hur du vill slå samman önskemål (samma som steg 3 i guiden). I detta läge kan du ångra sig genom att trycka på Avbryt. Dessutom kommer alltid en fråga om att du har läst hjälptexten.

DubDra6

När du klickat OK visas ett statusfönster under tiden som själva sammanslagningen pågår.

DubPaga

Vad du kan göra i detta fönster framgår av stycket Efter slutför.