mar 132013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om dubblettsökning/dubblettsammanslagning. På huvudsidan för hjälp om dubbletthantering hittar du hela innehållsförteckningen.

Dubblettsökning finns för både personer och företag. Följande text beskriver hanteringen när det gäller personer, men det fungerar på precis samma sätt med företag (endast sökkriterierna skiljer sig något åt).

Om dubblettsökningen hittar en eller flera personer som antas vara dubbletter startar en guide där du kan få mer information om de eventuella dubbletterna och möjlighet att slå ihop personer som du anser är desamma.

2013-03-13 16-01-51

Observera att programmet aldrig kan veta säkert om en förmodad dubblett verkligen är en dubblett – detta kan bara du själv eller dina kollegor svara på. Därför presenteras de eventuella dubbletterna för dig i en lista, så att du kan granska dem mer i detalj för att ta reda på vilken person du vill behålla. Du har sedan möjlighet att slå ihop personerna så att bara en blir kvar.

På första sidan i guiden ser du längst upp till vänster den person som dubblettsökningen har utgått ifrån, ”Aktuell person”. Nedanför visas listan med förslag på dubbletter.

Sida 1 i guiden "Slå ihop dubbletter"

Sida 1 i guiden ”Slå ihop dubbletter”

Du har nu möjlighet att noga gå igenom de föreslagna personerna för att ta reda på om de är desamma som din aktuella person. Klicka i listan på en eventuell dubblett, så visas på högersidan mer information om personen ifråga.

Sida 1 i guiden "Slå ihop dubbletter", en eventuell dubblett markerad

Sida 1 i guiden ”Slå ihop dubbletter”, en eventuell dubblett markerad

Du kan nu se alla personuppgifter och vilka objekt personen är kopplad till, familjemedlemmar och eventuella önskemål. På flikarna ”Dokument” och ”Journal” ser du vad som har sparats på personen, och när det gjordes. På första fliken, ”Allmänt”, visas alltid personens registreringsdatum och senaste ändringsdatum.

dubblettsokning_guide_sida_1_personinfo

Om det skulle vara så att ingen av de föreslagna personerna är densamma som din aktuella person, så ska du klicka på ”Avbryt”. Då händer ingenting – varken din senast sparade person eller de personer som presenterades som eventuella dubbletter kommer att påverkas.

Om du däremot ser att någon eller några av de eventuella dubbletterna verkligen är desamma som din aktuella person, då bör du använda guidens funktion för att slå ihop flera personer till en. Se till att eventuella dubbletter är markerade i listan; det gör du genom att kryssa i rutorna längst ut till vänster på raden.

Markera dubblett i guide "Slå ihop dubbletter"

Markera dubblett i guide ”Slå ihop dubbletter”

Klicka på ”Nästa”.

På sidan två i guiden har du fortfarande din aktuella person till vänster. Till höger visas den första av de eventuella dubbletter som du hade markerat. De andra eventuella dubbletterna kommer att presenteras på efterföljande sidor.

Jämförelse av personer i guiden "Slå ihop dubbletter"

Jämförelse av personer i guiden ”Slå ihop dubbletter”

Du kan nu jämföra personuppgifterna intill varandra fält för fält. Det är uppgifterna till vänster, på din aktuella person, som kommer att behållas när sammanslagningen genomförs. Se därför till att du verkligen har rätt uppgifter på denna sida. Om några uppgifter på den eventuella dubbletten skiljer sig från dem på din aktuella person kommer du att se detta genom en avvikande färg, så att du kan bedöma om uppgifterna är mer korrekta än dem som finns på din aktuella person. Du kan i så fall kopiera över informationen till din aktuella person genom att klicka på den gröna pilen. Skulle du ångra dig går det bra att klicka på pilen (som då har ändrat utseende) igen.

Du kan däremot inte ångra dig mer när du väl går vidare i guiden (eller om du backar), så kontrollera innan du lämnar sidan att informationen för din aktuella person är korrekt. Dubbletten på höger sida kommer att raderas vid sammanslagningen (även om annan information om dubbletten mycket väl kan komma att sparas – läs mer om hur sammanslagningen går till i avsnittet Dubblettsammanslagning), så se till att du har fört över de uppgifter som du vill behålla till din aktuella person. Du kan även skriva in egna uppgifter i rutorna om du tycker att något saknas.

Om du valde flera dubbletter att slå ihop din aktuella person med, så kommer du nu att kunna granska även dessa på de kommande sidorna. När alla dubbletter har gåtts igenom är det dags att starta sammanslagningen. Kontrollera uppgifterna på din aktuella person en sista gång och klicka på ”Slutför”.