maj 152012
 

1. Inledning

2. Alternativ vid borttagning/arkivering

3. Arkivera objekt

4. Ta bort objekt

5. Hur du städar undan sålda objekt

6. Om du väljer att arkivera

7. Om du väljer att ta bort

 

Inledning

Målet med den här guiden är att hjälpa dig att få bort så många kunder och objekt som möjligt för att få bättre översikt, en mindre databas och ett snabbare Vitec Säljstöd.

Vi rekommenderar att ni följer den här guiden minst en gång om året. Jobbar du på ett större kontor med många användare rekommenderar vi att ni gör det oftare.

Alternativ vid borttagning/arkivering

För minska mängden objekt kan du antingen arkivera eller ta bort objekt. Något som tar mycket plats i ett register är bilder och dokument. Vid arkivering är det därför bra att kraftigt städa bland kopplade bilder. Kanske räcker det med huvudbilden (första bilden) och planlösningen? Finns det en PDF variant av en sparad blankett kanske den kan kastas?

Arkivera objekt

Arkivregistret

När ett objekt är sålt, kontraktet är påskrivet och tillträdet har ägt rum, vad händer då? Objektet ligger kvar i det aktiva registret med statusen Såld och objektet har försvunnit från Internet. Men det finns ett steg kvar, arkivering!

Genom att arkivera objekt blir ditt aktiva register mindre och snabbare (särskilt om du rensar bort bilder och blanketter). De uppgifter du arkiverar kan du nå, från arkivregistret

Ta bort objekt

Papperskorgen

När du ta bort ett objekt hamnar det först i Säljstöds papperskorg. I papperskorgen ligger objekt kvar under 14 dagar. Därefter raderas objektet automatiskt. Objekt som finns i papperskorgen kan återföras till aktivt register. Tiden för hur ofta papperskorgen skall tömmas kan ställas in med en inställning.

Direkt borttagning

Vid radering kryssar valet om papperskorgen bort. Objektet kommer att raderas direkt utan att hamna i papperskorgen.

Hur du städar undan sålda objekt

Börja med att göra ett urval

I Säljstöd väljer du menyn Listor, därefter Alla objekt och Alla objekt-Lista

Välj knappen Urval och Filter

Kontrollera att det under Ägare är valt ’Allt’ och under Status ’Visa aktiva’

Kontrollera att det under Tillhörighet är valt ’Med egen tillhörighet’ eller ’Allt’

Under Status väljer du att du att ta bort bocken vid ’Allt’ och istället välja ’Sålda’. Klicka med musen utanför valen för att bekräfta.

Under status finns nu ordet ’Såld’. Listan visar nu enbart objekt med status såld.

Om du önskar att se kontraktsdatum på de sålda objekten väljer du knappen ’Fält’. Välj valet ’Lägg till fält’.

Under fliken Gemensamma fält finns ’Kontrakt’. Tryck på + vid namnet för att expandera.

Dubbelklicka på ’Kontraktsdatum’ för att lägga till fältet i listan. Fält som finns i listan markeras med blågrå färg.

Som alternativ till ’Kontraktsdag’ kan istället/även fältet ’Tillträdesdag’ läggas till på samma sätt.

Stäng fältlistan med krysset till höger om Välj fält att lägga till.

Med hjälp av ett urval på fältet Kontraktsdatum kan sålda objekt äldre än ett visst datum selekteras ut. I exemplet till höger är objekt med kontraktsdatum under 2010 eller äldre med i listan.

Om du väljer att arkivera

Markera ett objekt i listan som du vill arkivera. Du behöver inte öppna objektet utan markera det i valfri lista. Välj i snabbmenyn till vänster valet Utför och valet Arkivera affären.

En informationsruta med olika val visas nu på skärmen där du kan läsa vad som kommer att hända när objektet arkiveras.

Som standard arkiveras både köpare och säljare.

Avmarkerar du krysset för Bilder kommer samtliga bilder att raderas från objektet. Tar du bort krysset för Dokument och Kalkyler innebär det att du inte kan hämta in dokumenten och kalkylerna när/om du säljer objektet igen. De finns dock kvar för läsning i arkivregistret. Gör dina val och tryck därefter på knappen Nästa.

Tips: Bilder och dokument tar stor plats. Rensa de du inte behöver!

Läs informationen noga.

Markera de bilder du vill arkivera tillsammans med objektet. De bilder du inte markerar kommer att raderas från objektet. Du kan markera flera bilder genom att hålla nere Ctrl-tangenten.

När du är färdig med markeringen trycker du på knappen Nästa.

Gör motsvarande markering, som för bilder, för de dokument du vill ha kvar. Arkivdokument innebär att du kan öppna och läsa dem men inte redigera innehållet.

När du är klar trycker du på knappen Slutför.

Nu arbetar datorn en stund med arkiveringen. Objektet med tillhörande information plus, köpare/säljare kommer att flyttas från ditt aktiva register till ditt arkivregister.

Arkivregistret når du via menyn Listor och valet Arkiverade. Välj den lista som motsvarar objekttypen som du arkiverade. Från denna lista över arkiverade objekt finns, i snabbmenyn till vänster under Utför, ett val för att hämta in objektet till aktivt register igen. Vill du bara titta på uppgifterna öppnar du istället objektet på vanligt sätt. Kapitalvinstberäkningar kan utföras även för arkiverade objekt.

Ett väl fungerande arkivregister är en källa till framtida affärer. Genom att göra urval och utskick från arkivregistret kan du fånga in dem som du en gång sålt till och som kanske funderar på att skaffa något nytt.

Om du väljer att ta bort

Markera det objekt du vill ta bort. Tryck på knappen ’Ta bort’  eller ’Del’ på tangentbordet.

Innan du bekräftar rekommenderar vi att du behåller markeringen i rutan vid ’Spara poster som tas bort i Papperskorgen’.

 

Papperskorgen hittar du under menyn ’Arkiv’. Som standard ligger uppgifterna i papperskorgen under 14 dagar. Uppgifter ur papperskorgen kan återläsas innan tiden uppnåtts.