jun 112013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om dubblettsökning/dubblettsammanslagning. På huvudsidan för hjälp om dubbletthantering hittar du hela innehållsförteckningen.

Dubblettsökning finns för både personer och företag. Följande text beskriver hanteringen när det gäller personer, men det fungerar i princip på samma sätt med företag.

Om en dubblett upptäcks när du registrerar en person i Säljstöd kan du välja att slå ihop dubbletten med din ursprungliga person. Detta är en mycket användbar funktion för dig som strävar efter att hålla ditt register fritt från överflödig information.

Så här går sammanslagningen till

Det som händer när du slår ihop två personer är att all information läggs ihop och samlas på en av personerna, medan den andra personen kasseras. Du kommer inte att hitta den kasserade dubbletten i Papperskorgen. Den raderas alltid permanent eftersom den vid sammanslagningen blir av med en mängd information.

Grunduppgifter

Programmet gör inför sammanslagningen en jämförelse av personernas uppgifter och behåller den som sparades senast. Det finns dock ett antal definierade undantag från denna regel, där det motsatta är lämpligare. Det gäller t ex registreringsdatum och anmälnings-/ködatum, då det äldsta datumet behålls.

Dokument, bilder, relationer etc

Utöver rena persondata finns det ofta annan information kopplad till de personer som ska slås ihop. Det kan vara bilder, relationer och objekt i journalen t ex. För denna typ av information görs inget urval av vad som ska behållas utan här sparas allt från båda personerna så att alla bilder t ex, och alla dokument, blir tillgängliga från den person som blir kvar i systemet.

Inställning för sammanslagning av önskemål

I inställningarna för dubblettsökningen (”Inställningar” – ”Systeminställningar” – ”Dubblettsökning”) kan du välja hur du vill att önskemål ska sparas vid en dubblettsammanslagning. I stället för att alla önskemål ska behållas kan det vara en bra begränsning att bara spara ett per objektkategori, det senast ändrade. Troligen är det ju ändå detta som är aktuellt.

Inställningar för Dubblettsökning

Inställningar för Dubblettsökning

Rättigheter och tillhörigheter

Läs- och skrivrättigheter

Med grupphantering kan systemadministratören begränsa vilka personer du får se (”läsa” på datorspråk) och ändra på (”skriva”). För att du ska få slå samman två personer måste du ha rätt att kunna ändra på (”skriva till”) båda. Om du bara har rätt att titta på en person står det ”skrivskyddad” i rubriken på personens registerkort.

Grupper och utdelning av rättigheter

Vem som äger en person avgör, tillsammans med grupphantering och rättighetsutdelningar, vad du och övriga användare har rätt att arbeta med. Dubblettsammanslagning av två personer får inte leda till att någon användare som tidigare kunde ändra eller titta på uppgifterna inte längre kommer åt dem. Därför kan ibland den sammanslagna personen vara utdelad till enstaka användare eller grupper. Denna utdelning sker automatiskt vid sammanslagningen.

Tillhörigheter

Tillhörighet är en filtreringsmetod för exempelvis listor, som används för företag med flera kontor. En användare med tillhörighet till flera kontor kan välja att se alla kontorens information, information bara för sitt eget kontor eller ett särskilt kontors information. Valet görs i listans verktygsrad med alternativen ”Med egen tillhörighet”, ”Allt” eller genom att man väljer namnet på ett specifikt kontor.

Val av tillhörighet i personlista

Val av tillhörighet i personlista

Vid sammanslagning av dubbletter kommer alla tillhörigheter att läggas ihop på den person som sparas. Den sammanslagna personen kan därmed få fler tillhörigheter än tidigare. Huvudtillhörigheten kommer att bli den som den senast sparade personen hade.

Fler sammanslagningsregler som kan vara bra att känna till

  • Om en privatmarkerad person slås ihop med en som är publik, kommer privatmarkeringen att tas bort och den kvarvarande personen kommer efter sammanslagningen att bli publik.
  • Om en arkiverad person slås samman med en som är aktiv kommer resultatet att bli en aktiv person.

Att tänka på för dig som använder Portföljen

Om det finns en dubblett av en person i den utcheckade databasen och denna blir raderad/sammanslagen under tiden som den är utcheckad kommer de ändringar som gjordes på personen i utcheckat läge att gå förlorade.

Loggning

Dubblettsammanslagningen loggas med ordet ”Sammanslagen” i den kvarvarande personens händelselogg, tillsammans med datum för när sammanslagningen genomfördes. Händelseloggen hittar du genom att i en lista högerklicka på personen och välja ”Egenskaper”.

Händelselogg för person

Händelselogg för person

Dubblettsammanslagning via dra-och-släpp

Om du har vissa personer i ditt register som du vet med dig att du vill slå ihop, så kan du göra det från en lista med hjälp av metoden ”dra-och-släpp”.

Du börjar med att markera personerna, alla utom en, och så drar du dessa med muspekaren till den sista personen av dem som du vill slå ihop. I menyn som visas väljer du något av de alternativ som börjar med ”Slå ihop dubbletter”. Du kan antingen ta hjälp av den guide som beskrivs i detta avsnitt (alternativet ”Slå ihop dubbletter – via guide”), vilket rekommenderas, eller välja den snabba men mer osäkra metoden (alternativet ”Slå ihop dubbletter – automatiskt”).

dubblettsokning_sammanslagning_via_dra_och_slapp

Det du bör vara medveten om i det senare fallet är att sammanslagningen är helt automatiserad, på samma sätt som om man klickar direkt på ”Slutför” i guiden ”Slå ihop dubbletter”. Du kan alltså inte vara helt säker på att få ett önskat resultat i alla lägen. Läs mer om detta i avsnittet Dubblettsammanslagning utan detaljerad jämförelse. För vissa ändamål behöver emellertid inte dessa begränsningar vara ett problem, t ex om du har information i registret som du inte är så rädd om eller om det ändå inte finns särskilt mycket uppgifter på de personer du vill slå ihop. Ibland är kanske tidsaspekten viktigare än datakvaliteten, det får du avgöra från fall till fall.