jun 112013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om dubblettsökning/dubblettsammanslagning. På huvudsidan för hjälp om dubbletthantering hittar du hela innehållsförteckningen.

Dubblettsökning finns för både personer och företag. Följande text beskriver hanteringen när det gäller personer, men det fungerar i princip på samma sätt med företag.

Om en dubblett upptäcks när du registrerar en person i Säljstöd kan du välja att slå ihop dubbletten med din ursprungliga person. Detta är en mycket användbar funktion för dig som strävar efter att hålla ditt register fritt från överflödig information.

Så här går sammanslagningen till

Det som händer när du slår ihop två personer är att all information läggs ihop och samlas på en av personerna, medan den andra personen kasseras. Du kommer inte att hitta den kasserade dubbletten i Papperskorgen. Den raderas alltid permanent eftersom den vid sammanslagningen blir av med en mängd information.

Grunduppgifter

Programmet gör inför sammanslagningen en jämförelse av personernas uppgifter och behåller den som sparades senast. Det finns dock ett antal definierade undantag från denna regel, där det motsatta är lämpligare. Det gäller t ex registreringsdatum och anmälnings-/ködatum, då det äldsta datumet behålls.

Dokument, bilder, relationer etc

Utöver rena persondata finns det ofta annan information kopplad till de personer som ska slås ihop. Det kan vara bilder, relationer och objekt i journalen t ex. För denna typ av information görs inget urval av vad som ska behållas utan här sparas allt från båda personerna så att alla bilder t ex, och alla dokument, blir tillgängliga från den person som blir kvar i systemet.

Inställning för sammanslagning av önskemål

I inställningarna för dubblettsökningen (”Inställningar” – ”Systeminställningar” – ”Dubblettsökning”) kan du välja hur du vill att önskemål ska sparas vid en dubblettsammanslagning. I stället för att alla önskemål ska behållas kan det vara en bra begränsning att bara spara ett per objektkategori, det senast ändrade. Troligen är det ju ändå detta som är aktuellt.

Inställningar för Dubblettsökning

Inställningar för Dubblettsökning

Rättigheter och tillhörigheter

Läs- och skrivrättigheter

Med grupphantering kan systemadministratören begränsa vilka personer du får se (”läsa” på datorspråk) och ändra på (”skriva”). För att du ska få slå samman två personer måste du ha rätt att kunna ändra på (”skriva till”) båda. Om du bara har rätt att titta på en person står det ”skrivskyddad” i rubriken på personens registerkort.

Grupper och utdelning av rättigheter

Vem som äger en person avgör, tillsammans med grupphantering och rättighetsutdelningar, vad du och övriga användare har rätt att arbeta med. Dubblettsammanslagning av två personer får inte leda till att någon användare som tidigare kunde ändra eller titta på uppgifterna inte längre kommer åt dem. Därför kan ibland den sammanslagna personen vara utdelad till enstaka användare eller grupper. Denna utdelning sker automatiskt vid sammanslagningen.

Tillhörigheter

Tillhörighet är en filtreringsmetod för exempelvis listor, som används för företag med flera kontor. En användare med tillhörighet till flera kontor kan välja att se alla kontorens information, information bara för sitt eget kontor eller ett särskilt kontors information. Valet görs i listans verktygsrad med alternativen ”Med egen tillhörighet”, ”Allt” eller genom att man väljer namnet på ett specifikt kontor.

Val av tillhörighet i personlista

Val av tillhörighet i personlista

Vid sammanslagning av dubbletter kommer alla tillhörigheter att läggas ihop på den person som sparas. Den sammanslagna personen kan därmed få fler tillhörigheter än tidigare. Huvudtillhörigheten kommer att bli den som den senast sparade personen hade.

Fler sammanslagningsregler som kan vara bra att känna till

  • Om en privatmarkerad person slås ihop med en som är publik, kommer privatmarkeringen att tas bort och den kvarvarande personen kommer efter sammanslagningen att bli publik.
  • Om en arkiverad person slås samman med en som är aktiv kommer resultatet att bli en aktiv person.

Att tänka på för dig som använder Portföljen

Om det finns en dubblett av en person i den utcheckade databasen och denna blir raderad/sammanslagen under tiden som den är utcheckad kommer de ändringar som gjordes på personen i utcheckat läge att gå förlorade.

Loggning

Dubblettsammanslagningen loggas med ordet ”Sammanslagen” i den kvarvarande personens händelselogg, tillsammans med datum för när sammanslagningen genomfördes. Händelseloggen hittar du genom att i en lista högerklicka på personen och välja ”Egenskaper”.

Händelselogg för person

Händelselogg för person

Dubblettsammanslagning via dra-och-släpp

Om du har vissa personer i ditt register som du vet med dig att du vill slå ihop, så kan du göra det från en lista med hjälp av metoden ”dra-och-släpp”.

Du börjar med att markera personerna, alla utom en, och så drar du dessa med muspekaren till den sista personen av dem som du vill slå ihop. I menyn som visas väljer du något av de alternativ som börjar med ”Slå ihop dubbletter”. Du kan antingen ta hjälp av den guide som beskrivs i detta avsnitt (alternativet ”Slå ihop dubbletter – via guide”), vilket rekommenderas, eller välja den snabba men mer osäkra metoden (alternativet ”Slå ihop dubbletter – automatiskt”).

dubblettsokning_sammanslagning_via_dra_och_slapp

Det du bör vara medveten om i det senare fallet är att sammanslagningen är helt automatiserad, på samma sätt som om man klickar direkt på ”Slutför” i guiden ”Slå ihop dubbletter”. Du kan alltså inte vara helt säker på att få ett önskat resultat i alla lägen. Läs mer om detta i avsnittet Dubblettsammanslagning utan detaljerad jämförelse. För vissa ändamål behöver emellertid inte dessa begränsningar vara ett problem, t ex om du har information i registret som du inte är så rädd om eller om det ändå inte finns särskilt mycket uppgifter på de personer du vill slå ihop. Ibland är kanske tidsaspekten viktigare än datakvaliteten, det får du avgöra från fall till fall.

 

jun 112013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om dubblettsökning/dubblettsammanslagning. På huvudsidan för hjälp om dubbletthantering hittar du hela innehållsförteckningen.

Dubblettsökning finns för både personer och företag. Följande text beskriver hanteringen när det gäller personer, men det fungerar i princip på samma sätt med företag.

När du på första sidan i guiden ”Slå ihop dubbletter” markerar den eller de dubbletter som du vill slå ihop med din aktuella person, så kan du nere till höger i guiden se att det går att klicka på både ”Nästa” och ”Slutför”. Vi rekommenderar att du väljer ”Nästa”, eftersom du då får möjlighet att jämföra personerna fält för fält. Du kan själv kontrollera att det är rätt uppgifter som sparas och du kan enkelt ändra dem vid behov. Detta är viktigt eftersom datorn inte kan veta vad som är bäst, bara föreslå det mest sannolikt önskade resultatet. Den slutliga verifieringen är det alltid du själv som måste stå för.

Klickar du direkt på ”Slutför” görs i stället en omedelbar, automatisk dubblettsammanslagning där du inte kan påverka resultatet. Denna metod bör du bara använda om du kan acceptera att de personuppgifter som behålls vid sammanslagningen kanske inte blir dem som du hade tänkt dig. Säljstöd fungerar nämligen så att när två personer ska slås ihop jämförs deras ändringsdatum med varandra, och huvudregeln är att uppgifter med det senaste ändringsdatumet ska behållas. Men vissa personuppgifter, som namn och organisationsnummer t ex, har inget ”eget” ändringsdatum vilket gör att de påverkas av personens ändringsdatum. De riskerar därför att sparas vid en dubblettsammanslagning trots att de kanske inte är lika sent ändrade som personens ändringsdatum gör gällande.

Låt oss illustrera det hela med ett konkret exempel:

Det finns en person i registret som heter Person A och som bor på Storgatan 1. Senare registreras det en annan person som heter Person B och som bor på Storgatan 2. Efter ett tag slås dessa personer ihop. Man har då anledning att vänta sig att sammanslagningen ska resultera i en Person B på Storgatan 2, eftersom denna person är tämligen nyregistrerad. Men resultatet blir i stället en Person A på Storgatan 2 – hur kan det komma sig?

Jo, Person A var det som ändrades senast, visar det sig, eftersom någon i personalen nyligen sparade en faktura i personens journal (då blir ändringsdatumet uppdaterat). Så eftersom Person A har senast ändringsdatum är det denna persons namn som behålls. Själva namnet har nämligen inget eget ändringsdatum, men det har adressuppgifterna. Därför behålls adressen från Person B, eftersom det var den adressen som ändrades sist.

Sammanfattningsvis betyder detta att vissa personuppgifter som sparas vid en dubblettsammanslagning inte alltid kan garanteras vara de allra senaste. Det gäller främst namn och personnummer men det finns fler personuppgifter som fungerar på samma sätt. Adress, telefonnummer och e-postadress omfattas däremot inte av problemet då dessa har egna ändringsdatum.

Så utnyttja den möjlighet till detaljerad granskning som finns på sida 2 i guiden ”Slå ihop dubbletter”. Då kan du själv se till att sammanslagningen får önskat resultat.

Jämförelse av personer i guiden "Slå ihop dubbletter"

Jämförelse av personer i guiden ”Slå ihop dubbletter”

 

jun 072013
 

1382538039_kuserHär hittar du länkar till alla avsnitt om dubbletthanteringen i Vitec Säljstöd. Allra bäst flöde får du om du läser avsnitten i ordningsföljd, men det går också att välja ut och läsa enstaka delar.

Dubblettsökning och dubblettsammanslagning (ingår i Vitec Säljstöd)

Dubblettsökning
Guiden ”Slå ihop dubbletter”
Dubblettsammanslagning utan detaljerad jämförelse
Så fungerar dubblettsammanslagningen

Guiden ”Dubblettsammanslagning” (tilläggsmodul)

Så använder du guiden
Så går sammanslagningen till

 

 

mar 132013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om dubblettsökning/dubblettsammanslagning. På huvudsidan för hjälp om dubbletthantering hittar du hela innehållsförteckningen.

Dubblettsökning finns för både personer och företag. Följande text beskriver hanteringen när det gäller personer, men det fungerar på precis samma sätt med företag (endast sökkriterierna skiljer sig något åt).

Om dubblettsökningen hittar en eller flera personer som antas vara dubbletter startar en guide där du kan få mer information om de eventuella dubbletterna och möjlighet att slå ihop personer som du anser är desamma.

2013-03-13 16-01-51

Observera att programmet aldrig kan veta säkert om en förmodad dubblett verkligen är en dubblett – detta kan bara du själv eller dina kollegor svara på. Därför presenteras de eventuella dubbletterna för dig i en lista, så att du kan granska dem mer i detalj för att ta reda på vilken person du vill behålla. Du har sedan möjlighet att slå ihop personerna så att bara en blir kvar.

På första sidan i guiden ser du längst upp till vänster den person som dubblettsökningen har utgått ifrån, ”Aktuell person”. Nedanför visas listan med förslag på dubbletter.

Sida 1 i guiden "Slå ihop dubbletter"

Sida 1 i guiden ”Slå ihop dubbletter”

Du har nu möjlighet att noga gå igenom de föreslagna personerna för att ta reda på om de är desamma som din aktuella person. Klicka i listan på en eventuell dubblett, så visas på högersidan mer information om personen ifråga.

Sida 1 i guiden "Slå ihop dubbletter", en eventuell dubblett markerad

Sida 1 i guiden ”Slå ihop dubbletter”, en eventuell dubblett markerad

Du kan nu se alla personuppgifter och vilka objekt personen är kopplad till, familjemedlemmar och eventuella önskemål. På flikarna ”Dokument” och ”Journal” ser du vad som har sparats på personen, och när det gjordes. På första fliken, ”Allmänt”, visas alltid personens registreringsdatum och senaste ändringsdatum.

dubblettsokning_guide_sida_1_personinfo

Om det skulle vara så att ingen av de föreslagna personerna är densamma som din aktuella person, så ska du klicka på ”Avbryt”. Då händer ingenting – varken din senast sparade person eller de personer som presenterades som eventuella dubbletter kommer att påverkas.

Om du däremot ser att någon eller några av de eventuella dubbletterna verkligen är desamma som din aktuella person, då bör du använda guidens funktion för att slå ihop flera personer till en. Se till att eventuella dubbletter är markerade i listan; det gör du genom att kryssa i rutorna längst ut till vänster på raden.

Markera dubblett i guide "Slå ihop dubbletter"

Markera dubblett i guide ”Slå ihop dubbletter”

Klicka på ”Nästa”.

På sidan två i guiden har du fortfarande din aktuella person till vänster. Till höger visas den första av de eventuella dubbletter som du hade markerat. De andra eventuella dubbletterna kommer att presenteras på efterföljande sidor.

Jämförelse av personer i guiden "Slå ihop dubbletter"

Jämförelse av personer i guiden ”Slå ihop dubbletter”

Du kan nu jämföra personuppgifterna intill varandra fält för fält. Det är uppgifterna till vänster, på din aktuella person, som kommer att behållas när sammanslagningen genomförs. Se därför till att du verkligen har rätt uppgifter på denna sida. Om några uppgifter på den eventuella dubbletten skiljer sig från dem på din aktuella person kommer du att se detta genom en avvikande färg, så att du kan bedöma om uppgifterna är mer korrekta än dem som finns på din aktuella person. Du kan i så fall kopiera över informationen till din aktuella person genom att klicka på den gröna pilen. Skulle du ångra dig går det bra att klicka på pilen (som då har ändrat utseende) igen.

Du kan däremot inte ångra dig mer när du väl går vidare i guiden (eller om du backar), så kontrollera innan du lämnar sidan att informationen för din aktuella person är korrekt. Dubbletten på höger sida kommer att raderas vid sammanslagningen (även om annan information om dubbletten mycket väl kan komma att sparas – läs mer om hur sammanslagningen går till i avsnittet Dubblettsammanslagning), så se till att du har fört över de uppgifter som du vill behålla till din aktuella person. Du kan även skriva in egna uppgifter i rutorna om du tycker att något saknas.

Om du valde flera dubbletter att slå ihop din aktuella person med, så kommer du nu att kunna granska även dessa på de kommande sidorna. När alla dubbletter har gåtts igenom är det dags att starta sammanslagningen. Kontrollera uppgifterna på din aktuella person en sista gång och klicka på ”Slutför”.

 

mar 132013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om dubblettsökning/dubblettsammanslagning. På huvudsidan för hjälp om dubbletthantering hittar du hela innehållsförteckningen.

Dubblettsökning finns för både personer och företag. Följande text beskriver hanteringen när det gäller personer, men det fungerar på precis samma sätt med företag (endast sökkriterierna skiljer sig något åt).

För att du ska kunna hålla registret i Säljstöd så korrekt och aktuellt som möjligt finns en inbyggd funktion som hjälper dig att undvika dubbelregistrering. När du sparar en person (eller ett företag) görs en sökning i registret efter eventuella dubbletter och om samma person hittas kan du slå ihop denna med din ursprungliga person, så att bara den ena behålls. Målet är ju att en och samma person aldrig ska förekomma mer än en gång i systemet.

Inställningar

Sökningen görs utifrån de uppgifter som finns på personen i sökögonblicket, och enligt inställningarna som du hittar under ”Inställningar” – ”Systeminställningar” – ”Dubblettsökning”. Dessa inställningar gäller bara vid registrering av personer och företag. Inställningarna för objekt, områden och bostadsrättsföreningar finns i stället under ”Inställningar” – ”Systeminställningar” – ”Dubblettkontroll”.

2013-03-13 14-49-39

Det som för personer kommer att kontrolleras vid sökningen är, enligt standardinställningen:

2013-03-13 15-44-53

När görs sökningen?

Dubblettsökning utförs om du matar in eller ändrar en personuppgift (någon av dem som anges i inställningarna, t ex ett telefonnummer) och sedan sparar personen. Finns det inga dubbletter märker du inte av sökningen särskilt mycket (förutom att du kan se en ikon som blinkar till nere till höger i programfönstret). Om sökningen ger träff däremot, så får du upp en guide på skärmen där de eventuella dubbletterna presenteras. Guiden behandlas närmare i avsnittet Guiden ”Slå ihop dubbletter”.

Sök efter dubbletter från personkort och listor

I alla personkort finns en knapp uppe i verktygsraden som heter ”Sök dubbletter”.

dubblettsokning_personkort_sok_dubbletter

Knappen ”Sök dubbletter” i personkortet

Denna kan du använda när som helst för att ta reda på om det finns dubbletter av en person. Du kan även starta sökningen från valfri personlista genom att markera en person och klicka på ”Utför – Sök dubbletter”.

Sök dubbletter i listor via "Utför"

Sök dubbletter i listor via ”Utför”

 

feb 132013
 

Detta är del 1 av en text i två delar. Om du vill läsa den andra delen klickar du här.

Följande text gäller guiden Dubblettsammanslagning, som är en tilläggsmodul till Vitec Säljstöd. För att den ska bli tillgänglig måste du ha en speciell licens. Vill du hellre läsa om dubblettsökningen, som ingår utan kostnad i programmet, kan du klicka här.

Guiden Dubblettsammanslagning

Guiden för dubblettsammanslagning använder du för att systematiskt leta igenom databasen efter dubbletter, t ex alla personkort som har samma personnummer. Dessa kan du sedan slå samman så att antalet personkort minskar och samlar all information om en och samma person på ett personkort.

Licenser

För att guiden Dubblettsammanslagning ska synas i menyn måste du ha licens för dubblettsammanslagning.

Villkor för att få starta guiden

För att få starta guiden får du inte köra i frånkopplat läge (d v s använda portföljen med utcheckade objekt). Dessutom måste du antingen:

  • ha administratörsrättigheter
  • ha systemrättigheter
  • vara företagsadministratör för sitt eget huvudföretag

Guiden startas via menyn Verktyg.

DubMenyV

 

Steg 1 i guiden dubblettsammanslagning

Guiden börjar med att du får välja att leta efter dubbletter bland personer eller företag.

DubG1

Steg 2 i guiden dubblettsammanslagning

Beroende på vad du valt i första steget kommer du att få välja på lite olika kriterier som används för att leta efter dubbletter. För personer kan du välja på:

DubG2Per

För företag är det nästan samma alternativ att välja på:

DubG2Ftg

Du kan välja ett eller flera alternativ här, ju fler du kryssar för desto färre dubbletter kommer guiden att hitta.

Tips för prestanda!

Det är bara personnummer och organisationsnummer som ligger direkt i tabellen för personer/företag. Övriga alternativ som du kan välja ligger i andra tabeller i databasen och de tar lite längre tid att leta fram. Därför kan det vara bra att börja med att leta och slå ihop dubbletter som har samma personnummer/organisationsnummer.

Steg 3 i guiden dubblettsammanslagning

Här väljer du hur sammanslagningen av önskemål ska göras. De önskemål som hör till arkiverade personer/företag kommer alltid att tas bort för att matchningen inte ska ge felaktigt resultat.

DubG3

Om en person/ett företag är arkiverat och har önskemål som därmed kommer att raderas framgår av kolumnerna Aktiv och Antal önskemål i den nedre listan i fjärde steget på guiden.

För att kunna gå vidare i guiden måste du bekräfta att du läst hjälptexterna och satt dig in i vad det innebär för systemet.

Steg 4 i guiden dubblettsammanslagning

Här visas i övre delen av fönstret en lista med de dubbletter som hittades (i detta fall personer med samma adress). Bara de rader i övre listan som är förbockade kommer att slås samman. Du kan inte klicka på knappen Slutför förrän du bockat för minst en rad i den övre listan.

Markera de xx översta

Du kan lätt markera t ex 10 stycken grupper av dubbletter på en gång genom att skriva in 10 i rutan och klicka på knappen för detta. Hur många grupper av dubbletter (dubblettrader) och hur många dubbletter totalt som guiden hittade visas till höger om knappen Avmarkera alla.

Avmarkera alla innebär att alla bockar tas bort från den övre listan.

DubG4

I nedre listan visas mer information om den grupp av dubbletter som är markerad i den övre listan. Genom att dubbelklicka på en rad där kan du öppna respektive objektkort. De är markerade med (1), (2) e t c för att du lätt ska kunna identifiera vilket objektkort det är. Där kan du i detalj studera vad som finns på respektive kort och avgöra om de ska slås samman eller inte.

DubObjk

 

Klicka på knappen slutför för att starta själva sammanslagningen.

Efter slutför

När du trycker slutför kommer fönstret Dubblettsammanslagning utförs visas.

DubPaga2

Det är möjligt att avbryta dubblettsammanslagningen genom att klicka på Avbryt, men det kan ta en liten stund innan dubblettsammanslagningen stannar, för programmet gör färdigt den grupp av dubbletter som det för tillfället bearbetar.

Allt eftersom sammanslagningen går framåt skrivs det vad som händer i statusfönstret. Om båda personerna som slås samman har familjerelationer visas en varning. Du kan dubbelklicka på raden och öppna det kortet och där t ex undersöka om familjerelationerna är riktiga. Dubblettsammanslagning av två personer som båda har familjerelationer kan innebära att den sammanslagna personen får fler familjerelationer än tidigare.

DubKlar

När sammanslagningen är klar och det var mer än en grupp av dubbletter som slogs samman kan du klicka på knappen Öppna lista. Då får du fram en lista med de sammanslagna objekten.

Denna lista kan du jobba med som vanligt, t ex skriva ut. Om du vill spara den, välj Listor, Spara som.

DubSparL

Ge den sedan ett bra namn om du vill fortsätta granska dubbletterna en annan dag.

feb 132013
 

Detta är del 2 av en text i två delar. Om du vill läsa del 1 klickar du här.

Följande text gäller guiden Dubblettsammanslagning, som är en tilläggsmodul till Vitec Säljstöd. För att den ska bli tillgänglig måste du ha en speciell licens. Vill du hellre läsa om dubblettsökningen, som ingår utan kostnad i programmet, kan du klicka här.

Hur dubblettsammanslagningen går till

Att slå samman t ex två personkort som har registrerats dubbelt men kanske har samma namn och adress, innebär att all data på de båda korten ska läggas ihop till ett personkort och dubbletten kommer sedan att raderas.

Inte papperskorg

Den raderade dubbletten hamnar inte i papperskorgen eftersom den före radering blir av med en massa information som t ex dokument m m som istället finns kvar på det personkort som behålls.

Senaste sparade data behålls

Om båda personkorten har t ex efternamn ifyllt, fast de är olika stavade, kommer det som är senast sparat att bli det som behålls. Även den unika identifieraren, GUID, som finns på alla objekt, tas från det senaste sparade objektet. Om det finns data på båda men bara en kan vara kvar, är det den senast sparade som behålls. T ex huvudnotering tas från den senast sparade personen/företaget, medan den andra huvudnoteringen bara blir en notering på det sammanslagna objektet.

Vissa undantag vad som sparas

Men riktigt så enkelt som beskrevs i stycket ovan är det tyvärr inte. Det finns flera undantag:

  • Anmälnings/ködatum och datum när posten skapades – det äldsta datumet behålls.
  • Aktualitetsdatum tas det nyaste
  • Privatmarkering tas bort och objektet blir publikt om ett privat objekt släpps på ett publikt objekt
  • Om ett arkiverat objekt slås samman med ett aktivt blir resultatet ett aktivt objekt.

Händelselogg

I det sammanslagna objektets händelselogg skrivs det en post, Sammanslagen tillsammans med ett datum för när det skedde.

Relationer

Mycket av informationen lagras inte direkt på de kort som slås ihop utan via relationer till andra objekt. T ex sparas adress i ett eget objekt. Om samma information finns i ett sådant objekt som bara kan förekomma en gång (t ex huvudadress) kommer informationen i första hand från det nyaste objektet, men om det saknas där kommer det istället att hämtas från det äldre objektet.

Andra typer av objekt kan det finnas många av, t ex noteringar, och då kommer istället det sammanslagna objektkortet att innehålla noteringar från båda korten. På samma sätt kommer bilder, utskriftsdokument m m att hanteras.

Sammanslagning av önskemål

Önskemål kan slås ihop lite olika beroende på vad användaren väljer i guiden eller dialogrutan ”Dubblettsammanslagning av önskemål” som visas vid dra-och-släpp. De alternativ som finns är:

DubDra3

Att bara behålla det senast sparade önskemålet per objektkategori innebär att den sammanslagna personen bara kommer att ha kvar ett önskemål kvar för villa, ett för fritidshus e t c efter sammanslagningen. Detta kan vara en bra begränsning många gånger för då slipper du ha kvar äldre kanske inaktuella önskemål.

Rättigheter och tillhörigheter

Här beskrivs kort hur rättigheter och tillhörigheter hanteras vid dubblettsammanslagning

Rättigheter – läsa & skriva

Med grupphantering kan systemansvarig begränsa vilka objekt du kan se (läsa) och ändra i (skriva). För att du ska få slå samman två objekt måste du ha rätt att skriva i dem båda. Om du bara har rätt att läsa ett objekt står det (skrivskyddat) i rubriken på objektkortet.

Rättigheter – grupper och utdelningar av rättigheter

Ägare av en post tillsammans med grupphantering och rättighetsutdelningar avgör vad du och de andra användarna har rätt arbeta med. Dubblettsammanslagning av två objekt, t ex två personkort, får inte leda till att någon användare som tidigare kunde ändra eller läsa uppgifterna inte längre kommer åt dem. Därför kan ibland den sammanslagna posten vara utdelad till enstaka användare eller grupper. Denna utdelning sker automatiskt i samband med sammanslagningen.

Tillhörigheter

Tillhörigheter styr inte vad du får se utan är bara ett filter i listor mm där du kan välja på Med egen tillhörighet, Allt eller ett specifikt internt företag.

Vid sammanslagning av dubbletter kommer alla tillhörigheter att läggas till på den post som sparas. Den sammanslagna posten kan få fler tillhörigheter än tidigare. Huvudtillhörigheten kommer att bli den som den senast sparade posten hade.

Förberedelser innan sammanslagning

Det finns några saker som är viktiga att tänka på innan man slår samman objekt, antingen via Dra-och-släpp eller via Guiden dubblettsammanslagning.

Säkerhetskopia

Att regelbundet göra säkerhetskopering av informationen är viktigt. Dubblettsammanslagningen påverkar databasen mycket och slår samman och tar bort information ifrån databasen som inte kan återställas utan en färsk säkerhetskopia. Om du slår ihop fel personer kan du behöva återläsa en säkerhetskopia för att få tillbaka informationen.

Databaskonsistens

Innan du startar dubblettsammanslagninen bör det inte finnas fel i databasen. Be systemansvarig att rätta till det via Systeminställningar, Databas, Kontroll av databaskonsistens.

Frånkopplat arbete / portföljen

Det är lämpligt att alla som jobbar frånkopplat checkar in sina ändringar innan guiden dubblettsammanslagningen körs. Om det finns en dubblett av en person/ett företag i den utcheckade databasen och den blir raderad/sammanslagen under tiden som den var utcheckad så kommer de ändringar som gjordes på personen i utcheckat läge att gå förlorade.

Privata objekt

När man använder guiden för att leta efter dubbletter kommer programmet att bortse från de objekt som är privata, även om de är privata och den inloggade användaren själv är ägare till objektet. Däremot går det att använda dra-och-släpp för att slå ihop ett publikt objekt med ett av sina egna privata objekt.

Grupper

De objekt som guiden kommer att leta ibland är de som du har rätt att ändra, det räcker inte med läsbehörighet. Även om det t ex finns två personkort med samma personnummer men du bara har läsrättighet till det ena (eller båda) personkorten så kommer inte denna dubblett att visas i listan i slutet på guiden.

Rätt till samtliga ärenden

Om rättighetsgrupper används är det mycket olämpligt, ja kanske rentav fel i vissa installationer, att den som kör guiden Dubblettsammanslagning har rätt till samtliga ärenden. Detta kan i så fall leda till att dubbletter från de olika rättighetsgrupperna kommer att slås ihop, och för att objekten ska bli synliga för användare från båda grupperna så kommer det att läggas till utdelningar på den sammanslagna posten så att ingen går miste om det som han tidigare kunde arbeta med i listor. Om en användare efter sammanslagningen vill arkivera personen som slogs ihop, så kommer det att påverka alla andra användare, även i den andra rättighetsgruppen, vilket inte hade varit fallet innan dubblettsammanslagningen gjordes.

Sammanslagning via dra-och-släpp

Dra-och-släpp i en lista
För att slå ihop två eller flera objekt, markera alla utom ett och dra-och-släpp på det sista som de ska slås ihop med.

DubDra1

Välj Dubblettsammanslagning i menyn som visas.

DubDra2

Dra-och-släpp mellan två objektkort

Du kan slå samman två öppna objektkort genom att ta tag i det ena objektkortets ikon…

DubDra4

.. och dra det till det andra objektkortets ikon. Släpp musknappen så visas en meny. Välj Dubblettsammanslagning där.

DubDra5

Det går också bra att släppa över det andra objektkortets titelrad.

DubDra6

Dra-och-släpp på fler sätt

Det går också att starta dubblettsammanslagningen genom att

  • dra ett objekts ikon till en post i en lista
  • från en lista dra en eller flera markerade objekt till ett öppet objektkorts ikon eller titelrad

Önskemål och bekräfta hjälptexter

Om det finns licens för önskemål kommer en dialogruta med fråga om hur du vill slå samman önskemål (samma som steg 3 i guiden). I detta läge kan du ångra sig genom att trycka på Avbryt. Dessutom kommer alltid en fråga om att du har läst hjälptexten.

DubDra6

När du klickat OK visas ett statusfönster under tiden som själva sammanslagningen pågår.

DubPaga

Vad du kan göra i detta fönster framgår av stycket Efter slutför.