Dec 052014
 

Nedanstående beskrivning visar hur du kan exporteras säljare och köpare till ett textdokument för vidare utskick i Outlook (eller till en extern part).

Gå till Listor -> CRM Kundvård –> Julkortslista

Klicka på ”fält”.

export_personer_01

Välj ”lägg till fält”.

Ny dyker en lång lista upp i listans högra del.

Skrolla ner lite i listan och du ser mappen ”Personer”, tryck på ”+” för att expandera ut denna.

export_personer_02

När du expanderat ut denna så hittar du fler alternativ.

export_personer_03

Expandera ut Köpare (eller säljare om det är dom du ska ha en lista för) som jag vill ha en lista för.

Då kommer du till fler alternativ som har med köparen och göra. Skrolla ner tills du hittar mappen ”E-postadress”, i detta exempel så har vi redan klickat på ”+” och ser då ”E-postadress” Dubbelklickar på fältet för att lägga till det i listan.

Nu finns fältet i listan.

För varje köpare i ditt system så finns det en rad i denna lista nu. Om det inte finns en e-post angiven på köparen så är det blankt i listan.

export_personer_04

Dubbelklickar man på en köpare så kommer du in på köparen på objektet och kan komplettera med uppgiften.

Nu är listan skapad. Dags att exportera denna till en textfil.

Du kan även spara listan för framtida bruk genom att klicka på ikonen Lista längst upp till vänster (inte menyn Lista utan knappen Lista). Välj ”Spara som” och skriv vad du vill kalla din lista. Listan finns nu sparad och är nåbar i framtiden via menyn Listor.

export_personer_05

Dags att exportera innehållet i listan. Välj att  markera alla och sedan väljer funktionsknappen ”Utför” och där väljer jag ”Exportera Listdata”

export_personer_06

En dialogruta för exporten presenteras. Klicka på ”Bläddra” för att bestämma var filen du namnger ska sparas någonstans på din dator.

export_personer_07

I exemplet nedan så har vi valt skrivbordet och namnger filen ”min_textfil”. Tryck på spara för slutföra inställningen.

export_personer_08

Har du gjort punkterna ovan ser du en adress i fältet där filen ligger när allt är klart och du ser även att ”Exportera-knappen” tänts upp.

Klicka ur allt utom ”E-postadress” i fältordning.

export_personer_09

Tryck nu på ”Exporter” för att starta exporten.

Att kopiera in exporten i ditt e-postprogram

Listan som skapas i din textfil kan du nu välja att öppna och markera allt i denna via Ctrl+a och sedan kopiera ctrl+c

export_personer_10

Öppna ditt e-postprogram, exempelvis Outlook och ställ dig på ”Till:” och klistra in alla e-post med Ctrl+v. Om du inte vill att mottagarna ska se varandra så välj ”Hemlig kopia” istället för ”Till”. Ditt e-postprogram kommer automatiskt känna av e-postadresserna.

export_personer_11

Alternativet till att klistra in e-postadresserna i ditt e-postprogram är att skicka hela exportfilen till en extern partner som sköter utskicken åt dig.

 

sep 102013
 

Bearbeta spekulanter

Har du varit noga med att lägga upp dina spekulanter kommer du att ha ett antal personer att  bearbeta som visat intresse för objektet.

Välj fliken Spekulanter i översiktsvyn och klicka på ”Bearbeta  spekulanter”.

I listan som öppnas ser du vilka kunder som t ex äger sitt boende, varit på visning eller lagt bud med mera.

Genom olika urval kan du lätt få en sammanställning och t ex göra utskick.

Bearbeta spekulanter

När du markerar en person visas till höger en faktaruta där du ser personens uppgifter, nuvarande   boende och önskemål.

Bearbeta spekulanter

Du kan vid urval söka på olika urvalsbegrepp samt sortera ut dem som t ex   är intresserade, har lagt bud o s v.

Bearbeta spekulanter

Genom knappen ”Kommunicera” kan du skicka brev, e-posta och sms:a till dina kunder.

glodlampa-tipsLäs mer om Bearbeta spekulanter här

 

mar 272013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om matchning. På huvudsidan för hjälp om matchning hittar du hela innehållsförteckningen.

Med matchningen i Säljstöd får du veta vilka bostäder i ditt register som motsvarar dina kunders önskemål. Resultatet kan du sedan skicka till kunderna via t ex e-post, där objekten presenteras med text och bild och med kontaktuppgifter till dig eller ditt kontor.

Exempel på matchningsmejl

Exempel på matchningsmejl

Du kan även bifoga extra bilder, objektbeskrivningar eller andra pdf:er/filer. Med ”kund” avses i matchningssammanhang både personer och företag som du har i programmet.

Utöver ”vanlig” matchning finns det även något som heter Totalmatchning och Provmatchning. För att du inte ska riskera att blanda ihop dessa kommer en kort förklaring av begreppen här.

Vanlig matchning
I den vanliga matchningen är det alltid du själv som väljer ut vilket objekt eller vilken kund som du för tillfället vill att matchningen ska utgå ifrån (det går också att utgå från flera objekt eller flera kunder). Du startar den vanliga matchningen inifrån objektkorten eller kundkorten, eller via kommandot ”Utför” i objekt- eller personlistorna.

Totalmatchning
Totalmatchningen når du via menyn ”Verktyg”. Med totalmatchning menas att programmet som utgångspunkt går igenom alla objekt och alla kunder i registret för att hitta vilka som matchar varandra, men det finns många undantag som du kan göra från grundregeln ”alla”. Dock inte på objektnivå eller kundnivå, utan det du anger är ett datumintervall för hur länge kunderna ska ha funnits i registret för att bli matchade. Totalmatchningen beskrivs mer utförligt i avsnittet ”Totalmatchning”.

Provmatchning
Inför ett kommande intag kan du ta reda på hur många kunder som skulle kunna tänkas vara intresserade av det objekt som intaget gäller. För att du inte ska vara tvungen att registrera objektet först tar programmet en genväg förbi den vanliga matchningen, men ju fler detaljer du kan specificera om objektet desto mer tillförlitligt blir resultatet över kunder som sedan presenteras på skärmen. Även provmatchningen finns i Verktygsmenyn och presenteras lite närmare i avsnittet ”Provmatchning”.

 

mar 202013
 

MatchningHär hittar du länkar till alla avsnitt om matchningen i Säljstöd. Allra bäst flöde får du om du läser avsnitten i ordningsföljd, men det går också att välja ut och läsa enstaka delar.

Matchning – inledning
Grundförutsättningar vid matchning
Matchningens moment
Önskemål
Starta en matchning
Matchningsguiden
Viktigt för att bilder och länkar ska fungera om du vill skicka matchningsbrev via e-post
Matchningslistan
Alternativ för matchningsutskick
Egenskaper för matchningsbrevet
Logotyp, användarbild och länk till hemsida i matchningsmejlet
Avanmälan från e-postutskick
Matchningsinformation för kund och objekt
Inställningar för matchningen
Totalmatchning
Schemalagd totalmatchning
Provmatchning

 

feb 122013
 
Vitec Dialog
Med programmodulen Vitec Dialog kan du låta dina kunder själva skriva in sina önskemål, personuppgifter mm samt kontrollera ditt utbud mot sina önskemål.
Antingen kan kunden själv registrera sig på din hemsida, eller ger du en person som du redan registrerat i Säljstöd möjlighet att logga in på webben för att nå Vitec Dialog.
Fall 1 – kunden registrerar sig själv via webben.
På hemsidan lägger ni till en länk där nya kunder kan registrera sig och mata in uppgifter om t ex önskemål och nuvarande boende. När det är klart kan ni hämta dessa uppgifter via Hämta och lämna webbinformation.
Fall 2 – du har redan en person i säljstöd som du vill ge möjlighet att logga in på webben
Om du redan tidigare har en person registrerad i Vitec Säljstöd kan du ge den personen möjlighet att logga in på webben. Det gör du genom att på personkortet, i flödet under Personuppgifter, Internet och sist Kontouppgifter markera Åtkomst på webben. Uppgifter för inloggning (användarnamn, lösenord och adress till inloggningssidan) mailar du till personen.
DlgKonto
Att kryssa för Passande bostäder gör att kunden själv kan matcha sina önskemål mot de bostäder som du har lagt ut på Bovision/Hemnet.
Hämta och lämna webbinformation
Att köra Hämta och lämna webbinformation (finns i menyn Verktyg)innebär att uppgifter överförs mellan Vitec Säljstöd och webben.
Vad som har kommit in till Säljstöd från webben visas i listan Webbinformation. Du kan i detta läge välja att godkänna uppgifterna (personer och önskemål) eller låta de bara synas här. Det går även att radera webbinformationen och då tas inloggningsmöjligheten bort helt och hållet för denna person.
Att godkänna uppgifterna innebär att de kommer att sparas i Captiex Säljstöd. Detta gör att du sedan kan arbeta vidare med personen i säljstöd och de uppgifter som du ändrar kommer att föras tillbaka till webben nästa gång du gör Hämta och lämna webbinformation.
Automatiskt godkännande
Systemansvarig kan välja att ställa in Säljstöd så att nya och/eller ändrade uppgifter automatiskt godkänns. Inställningen finns under Gemensamma inställningar, Internet, Behandling av webbuppgifter. Detta gör att det går lite enklare att få in uppgifterna in i Säljstöd. De nya personer som kommer in från Vitec Dialog får kontaktvägen satt till just Vitec Dialog.
Schemalagd kalenderhändelse
Ytterligare ett steg i processen att förenkla utbytet av information mellan webben/Vitec Dialog och Säljstöd är att lägga upp en återupprepad kalenderhändelse som regelbundet kör hämta/lämna webbinformation. Du ska då välja bokningstypen Schema. Ställ in återupprepning till att vara varje dag t ex.
DlgSchema
Navigation
Tillsammans med Vitec Dialog levereras en navigation som kort och gott kallas Dialog. Där finns ett antal genvägar till olika saker som du kan ha nytta av när du jobbar med detta.
Nya listor
När Vitec Dialog är installerat kommer det att finnas några nya alternativ i menyn Listor.
I menyn Listor, Personer finns:
  • Vilka söker var?
    Förteckning över personer och deras önskemål på hyreslägenheter (för Capifast CRM Fastighet).
  • Spekulanter/sökande
    Personer som antingen har personkategori spekulant eller sökande (för Capifast CRM Fastighet).
  • Spekulanter söker bostadsrätt
    Förteckning över spekulanter som söker bostadsrätter (för Säljstöd Fastighetsmäklare).
  • Spekulanter söker villa
    Förteckning över spekulanter som söker villor (för Säljstöd Fastighetsmäklare).
  • Personer med Dialog
    En lista med de personer som har aktivt konto och därmed kan logga in på webben och nå Vitec Dialog.
I menyn Listor, Webbinformation finns:
  • Dialogändringar
    Visar bara de webbposter som kommer från Vitec Dialog. Listan Webbinformation visar alla typer av webbposter, t ex Webb person, Webb företag, Intresseanmälningar mm.

 

jan 172013
 

Gör så här:

Kryssar i att kunden har skyddad identitet. Den adress som finns på sidan grunduppgifter kopieras över till fältet ”Nåbar via”. Denna hittar du under ”Utökade uppgifter”.

skyddad_identitet01

 

På sidan grunduppgifter ändras adressuppgifterna till Skyddad identitet .

skyddad_identitet02

 

Det går bara att välja ”skyddad identitet” om man är ägare till personen, dvs är den användare som lagt upp personen.

Skyddad identitet innebär att kunden ej få några utskick eftersom adressen är klassad som skyddad identitet.

Vill man skydda uppgifterna från kollegorna på kontoret få man manuellt tömma telefon och e-postadress samt ”Nåbar via”.

 

sep 182012
 

Tycker du att ditt matchningsresultat i Vitec Säljstöd blir missvisande? Du har kanske registrerat spekulantens önskemål om att bo i ett visst område, men på ditt objekt har du valt ett annat likvärdigt område. Följden blir att du inte får träff på de kunder som du har förväntat dig. Om du ordnar dem i en struktur istället för att ha dem i en lång lista kan du få matchningen att fungera bättre.

I programmets inställningar har du möjlighet att bygga en områdesstruktur där du via ett schematiskt träd kan organisera och koppla ihop dina områden. Denna funktion finns under Inställningar – Områden i menyraden.

Här kan du se alla områden hierarkiskt ordnade i en trädstruktur. Klicka på plustecknen för att öppna grenar i trädet och på minustecknen för att stänga grenar. Län, kommuner och större områden visas först, sedan mindre områden längre ner.

Ett område kan ha flera mindre områden, t ex så består Södermalm av de mindre områdena Hornstull och Maria. Du kan fortsätta att bygga på din struktur och enkelt se resultatet i trädet.

När du lägger in ett nytt objekt väljer du som område under Grunduppgifterna ett mindre område på lägsta nivån, t.ex. Hornstull. Det är detta område som visas i listor, utskrifter, Internet mm. Både Hornstull och det större området Södermalm kopplas nu som matchningsområden på objektet med automatik. Detta gör att matchningen får större chans att hitta rätt. När du matchar objektet får du alltså träff på de spekulanter som har angivit önskemål att bo i området Södermalm.

Klicka på den blå pilen till höger om fältet Område för att se områdena i en trädstruktur med de områden som finns i valt län och kommun.

 

Vid registrering av en spekulant matar du in önskemålen via fliken Önskemål i arbetsflödet. Klicka på Ny – Önskemål bostadslägenhet i snabbmenyn till vänster.

Klicka sedan på ”Hämta län, kommun och områden” och navigera dig fram till rätt område via trädstrukturen. I detta fall har vi valt Södermalm, ett större, bredare område där Hornstull och Maria ingår som mindre områden. Spekulanten söker alltså bostad någonstans på Södermalm.

Nu ska vi titta närmare på funktionen Områden som finns under Inställningar i menyraden.

I verktygsraden kan du Uppdatera trädet, göra Urval (för att enbart se ett Län eller en Kommun), Skapa nya områden, Koppla ihop befintliga områden, Öppna eller Radera ett område.

Kan du inte skapa nya områden kan denna funktion vara spärrad. Kontakta i så fall den som har administratörsrättigheter på ert företag.

Skapa nya mindre/större samt koppla mindre/större får du bara göra när du har ett område markerat.

Du kan dra och släppa ett område på ett annat område eller län/kommun i trädet och på det viset ändra vilka områden som ingår i ett större område eller till vilket län/kommun som området hör till

Om du markerar ett större område och klickar på Hämta – Mindre område kan du sedan i en lista välja vilket område som ska ingå i det markerade området.

Oavsett vilket alternativ du använder blir resultatet att området Zinkensdamm nu finns på ”samma nivå” i trädet som Hornstull och Maria. Södermalm är det större området där dessa ingår.

Prova nu att matcha ett objekt och se ditt nya förhoppningsvis förbättrade resultat!

sep 072012
 

Nu har du möjlighet att automatiskt kunna skicka statistik via sms till säljaren. Han/hon får då enkelt reda på hur många gånger det aktuella objektet visats på internet under föregående vecka. Exempel: ”Husgatan 1 visades på internet 1012 gånger under vecka 24. Vänliga hälsningar Kalle Mäklare”.  Hur får jag tjänsten? Grundtjänsten är gratis, det enda som tillkommer är din vanliga avgift för sms. Det enda du behöver göra är att ändra en del inställningar i ditt säljstöd.

Inställningar

Tjänsten kan aktiveras på olika nivåer. Dels generellt och dels per objekt. Den generella inställningen görs under: Menyn ”Inställningar”, ”Gemensamma inställningar”, ”Internet”, ”Statistik till säljaren via sms”:

2013-03-22 13-45-26

Här väljer du dels att aktivera tjänsten generellt och dels vilka statusar objekten ska ha för att sms ska skickas till säljarna. (Observera att om du kör i en miljö med flera företag i licensen kan du nå motsvarande inställning under Företagsinställningar.)

På enskilda objekt väljer du att aktivera/inaktivera tjänsten på fliken Internetuppgifter under avsnittet meddelanden. Kryssa i rutan Skicka statistik till säljaren via sms varje vecka. Tänk på att om tjänsten inte är aktiverad i den generella inställningen, är kryssrutan på objektet inaktiverad och kan inte ändras.

2013-03-22 14-57-04

På samma sätt kan du ställa in funktionen för nya objekt. Kryssa för om du vill att dessa ska skicka statistik till säljaren eller inte:

2013-03-22 15-02-40

Så här fungerar utskicket

Informationen som ligger till grund för tjänsten är samma statistik som du ser under statistikfliken på snabbgranskningen. Utskicken sker automatiskt en gång per vecka.

Alla säljare får ett SMS förutsatt att de har ett giltigt registrerat mobiltelefonnummer och att objektet de säljer har funktionen aktiverad.

För att tjänsten ska fungera krävs det att minst en inloggad användare per internt företag ska vara inloggad i Vitec Säljstöd, mellan klockan 10:00 och 20:00, en dag i veckan

aug 292012
 

Funktionen ”Webbsök” fyller i ditt kundkort med automatik! Du kan alltså på ett snabbt och enkelt sätt hämta in dina spekulanters adressuppgifter i programmet. Detta sker via en  nummerupplysningstjänst på internet där du utifrån ett telefonnummer kan söka efter en persons adress. Funktionen är gratis från Vitec Säljstöd 6.0

Allt du behöver göra i Vitec Säljstöd är att skriva in telefonnumret och klicka på knappen Webbsök. För- och efternamn, gatuadress, postnummer och ort – alla dessa fält fylls i automatiskt med resultatet från sökningen. Enklare kan det väl knappast bli? Du når funktionen dels från spekulantguiden, dels från visningsguiden.
REGISTRERA PERSON VIA SPEKULANTGUIDEN
I spekulantguiden börjar du med att klicka på den nya knappen ”Webbsök” nere till höger. Se bilden ovan. Som du ser i dialogrutan som visas måste du första gången läsa igenom villkoren för tjänsten innan du kan börja använda den. Det gör du genom att klicka på länken Läs allmänna villkor.

Texten kommer fram i Vitec Säljstöds inbyggda webbläsare. Stäng denna när du läst klart, så kommer du tillbaka till sökrutan. Skriv in telefonnumret till den person du behöver en adress till och tryck Enter på tangentbordet eller klicka på Sök.

Först sker en dubblettkontroll. Om kunden redan finns i ditt register får du besked om detta på skärmen. I annat fall görs nu en sökning på hitta.se efter abonnenten ifråga. Du måste med andra ord vara ansluten till internet när du använder Webbsök. En ny dialogruta kommer fram där sökresultatet presenteras i en lista. Eftersom flera personer kan vara knutna till samma telefonabonnemang kan du behöva markera den person du vill spara. Annars bekräftar du bara med OK.

Du kommer nu tillbaka till spekulantguiden, där både namn- och adressuppgifter fyllts i automatiskt med resultatet från sökningen. Därefter kan du fortsätta med registreringen på vanligt sätt.

REGISTRERA PERSON VIA VISNINGSGUIDEN
Även när du bokar nya personer till en visning kan du använda dig av Webbsök genom att klicka på den nya knappen i visningsguiden efter att du har klickat på Ny person att boka in.

Ibland har du kanske redan hunnit skriva in telefonnumret i guiden innan du kommer på att du behöver söka efter en adress. Det gör ingenting. Klicka bara på knappen Webbsök som vanligt så öppnas sökfönstret upp med telefonnumret ifyllt och du slipper skriva in det igen.

BRA ATT VETA

  • Registret hos tjänsteleverantören uppdateras löpande.
  • Du kan söka på både hemtelefonnummer och mobilnummer.
  • För hemtelefonnummer är det normalt abonnemangsinnehavaren du får träff på, om han/hon inte anmält något annat till sin telefonleverantör.
  • För att få träff på mobilnummer krävs att numret finns registrerat på den person som innehar abonnemanget. Hur detta sker varierar mellan olika leverantörer och typer av abonnemang. Kontantkort och företagsabonnemang ger oftast inte någon träff, såvida inte abonnemangsinnehavaren själv har registrerat sina uppgifter hos sin leverantör.