apr 022013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om matchning. På huvudsidan för hjälp om matchning hittar du hela innehållsförteckningen.

Under ”Verktyg” och ”Matcha” finns det något som heter Provmatchning och som du kan använda innan du ska på intag.

verktyg_matcha_provmatcha

En guide startar där du först ska välja objektkategori.

Val av objektkategori i guiden för provmatchning

Val av objektkategori i guiden för provmatchning

Sedan fyller du i den information du har om bostaden.

Inmatning av uppgifter om den bostad som ska provmatchas

Inmatning av uppgifter om den bostad som ska provmatchas

När provmatchningen är klar får du upp en lista med de kunder du har i registret som kan tänkas vara intresserade av objektet. Denna lista kan du exempelvis e-posta och/eller skriva ut. Det görs alltså aldrig några utskick eller spekulantkopplingar när du provmatchar, bara en analys.

Tänk på att ju mer specifik du kan vara när du matar in bostadens egenskaper, desto mer rättvisande kommer resultatlistan att bli. Du kanske får färre kunder i resultatlistan, men det är desto troligare att de verkligen är intresserade av objektet.

 

apr 022013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om matchning. På huvudsidan för hjälp om matchning hittar du hela innehållsförteckningen.

En stor fördel med totalmatchningen är att den kan schemaläggas. På det viset kan du alltså låta den sköta sig själv, t ex på tider när du inte är på kontoret. Du bör dock känna till följande när det gäller den schemalagda totalmatchningen:

  • Den kan bara användas för e-postutskick. Utskrifter förekommer inte.
  • Endast kunder som har e-postadress omfattas av matchningen.
  • Du kan inte välja bort objekt eller kunder med avseende på registreringsdatum som i den vanliga totalmatchningen.
  • Eftersom det är en automatisk funktion som ska kunna vara självgående, så visas aldrig någon resultatlista.
  • Säljstöd måste vara igång när du lämnar datorn för dagen.

Så här gör du för att skapa en schemaläggning:

(1) Klicka på ”Kalender” i menyraden och välj ”Schemalagda funktioner”.

kalender_schemalagda_funktioner

(2) Klicka på knappen ”Ny kalenderhändelse”.

Ny kalenderhändelse i listan ”Mina schemalagda funktioner”

Ny kalenderhändelse i listan ”Mina schemalagda funktioner”

(3) Vid ”Bokningstyp” väljer du ”Funktion” och till höger om detta ”Totalmatchning”.

(4) Du får nu upp valet för bifogad fil, samma som finns i vanliga matchningen och totalmatchningen, samt möjlighet att ändra brevtexten via knappen ”Egenskaper för matchningsbrevet”.

Alternativ för totalmatchning i inställningarna för schemalagd aktivitet

Alternativ för totalmatchning i inställningarna för schemalagd aktivitet

(5) Välj datum och starttid för när totalmatchningen ska köras.

Inställningar för när totalmatchningen ska ske

Inställningar för när totalmatchningen ska ske

(6) Klicka slutligen i rutan ”Återkommande” längst ner i kalenderhändelsen för att ställa in hur ofta totalmatchningen ska ske.

Val av återupprepad händelse

Val av återupprepad händelse

(7) Stäng alla fönster tills du kommer tillbaka till listan ”Mina schemalagda funktioner” (eller ”Alla schemalagda funktioner” om du har systemrättigheter). Denna lista ger dig bra överblick över dina schemaläggningar och visar t ex status för genomförda totalmatchningar.

 

apr 022013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om matchning. På huvudsidan för hjälp om matchning hittar du hela innehållsförteckningen.

Totalmatchningen i Säljstöd skiljer sig från den vanliga matchningen genom att du själv inte väljer ut vilka objekt/kunder som ska matchas. Utgångspunkten är i stället att programmet jämför alla objekt och alla spekulanter i hela registret mot varandra – enligt grundförutsättningarna i avsnittet ”Grundförutsättningar vid matchning” och enligt de inställningar som du kan göra för totalmatchningen. I praktiken brukar det således göras många undantag från regeln alla när man totalmatchar, så det är inte så ”farligt” som det låter att använda funktionen.

Vitsen är att om du kör totalmatchningen med jämna mellanrum, t ex en eller ett par gånger i veckan, så vet du säkert att alla dina kunder har matchats mot allt som är till salu i registret minst en gång, och att kunderna sedan fortsätter att få erbjudanden så fort det dyker upp något nytt som motsvarar deras önskemål.

Du når totalmatchningen via menyn ”Verktyg”. I dialogrutan som först kommer upp gör du dina inställningar, bland annat valet för ”Omfattning” där du verkligen kan begränsa dig och frångå regeln alla. Skulle du vilja göra en riktigt snäv matchning är det alltså fullt möjligt genom att du anger ett sent datum för när objekten och/eller kunderna ska ha registrerats.

Konfiguration av totalmatchning

Konfiguration av totalmatchning

Inställningarna längre ner på sidan, ”Typ av utskick”, är i stort desamma som dem vi finner i vanliga matchningen och som vi gick igenom i avsnittet ”Alternativ för matchningsutskick”.

Längst ner till höger i fönstret, ovanför ”Slutför”-knappen, har vi dock en mycket viktig kryssruta – ”Visa resultat före utskick”. Så länge den är markerad kommer resultatet av matchningen att visas i en lista på skärmen innan något skickas ut. Detta ger dig möjlighet att kontrollera och påverka fortsättningen, samt att du även kan avbryta alltihop om du skulle ångra dig. Läs mer om listan under nästa rubrik.

Resultatlista

I listan ”Resultat av totalmatchningen” ser du alla kunder som föreslås få matchningsbrev. Det framgår även vilken typ av utskick de kan få (e-post/utskrift) samt om de har någon familjemedlem (som ju oftast får samma matchningsbrev).

Resultatlista i totalmatchningen

Resultatlista i totalmatchningen

Om du markerar en eller flera kunder i listan kan du ta bort och lägga till dem från utskicket med hjälp av knapparna till höger i fönstret.

Alternativ i totalmatchningens resultatlista

Alternativ i totalmatchningens resultatlista

Knappen ”Granska” låter dig förhandsgranska matchningsbrevet så att du kan se hur det ser ut.

Klickar du på ”Träfflista” får du upp en förteckning över de objekt som kunden ifråga kommer att få matchningsbrev om.

När du klickar på ”Slutför” i det här fönstret kommer du vidare till dialogrutan ”Egenskaper för matchningsbrevet”, som vi berättade om i avsnittet ”Egenskaper för matchningsbrevet”. Därefter startar utskicket.

 

apr 022013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om matchning. På huvudsidan för hjälp om matchning hittar du hela innehållsförteckningen.

När du vill ändra inställningarna för matchningen finns det tre olika nivåer du kan göra det på.

  1. Du har dels dina egna inställningar som gäller bara för dig (”Inställningar” – ”Egna inställningar” – ”Matchning”).
  2. Om du har administratörsrättigheter kan du dessutom ändra i de gemensamma inställningarna (”Inställningar” – ”Gemensamma inställningar” – ”Matchning”), vilket påverkar inte bara dig själv utan även alla andra användare på ditt företag. På denna nivå finns ett antal val som saknas på den personliga nivån, t ex val av logotyp och e-postmall.
  3. Du som arbetar på ett företag med flera olika kontor kommer även att ha något som heter företagsinställningar (”Inställningar” – ”Företagsinställningar” – ”Matchning”), där varje kontor kan ha sina egna inställningar om det är så att ni vill arbeta på olika sätt. Administratörsrättigheter krävs även på denna nivå.
De tre inställningsnivåerna för matchning

De tre inställningsnivåerna för matchning

Totalmatchningen har sin egen inställningssida, med nästan precis samma val som den vanliga matchningen, och även dessa inställningar finns på de tre ovan nämnda nivåerna. Dina personliga inställningar för totalmatchningen hittar du t ex under ”Inställningar” – ”Egna inställningar” – ”Totalmatchning”.

Vi fortsätter nu med att gå igenom alla val på matchningens inställningssida, så att du vet vad det är för ändringsmöjligheter du har här.

Inställningssidan för vanlig matchning

Inställningssidan för vanlig matchning

Urval och filter

Under den första rubriken på sidan finns en avlång knapp med texten ”Klicka här för att ange kriterier för matchningen”. Det du får upp när du klickar på knappen är helt enkelt matchningsguiden, som vi har tittat på tidigare och som ju innehåller alternativen för hur snäv eller bred din matchning ska vara. I avsnittet ”Matchningsguiden” behandlade vi de här frågorna.

Matcha objekt med följande status

Enligt grundinställningen är det bara objekt med status ”Till salu” som kommer med när du matchar. (För hyresobjekt gäller motsvarande status ”Hyresledig”.) Vill du att även andra sorters objekt ska ingå, kanske ”kommande” objekt för ett VIP-utskick eller liknande, så kan du lägga till fler statusar här.

Matcha personer/företag med följande kundkategori

På motsvarande sätt måste personer som matchas ha kategorin ”Spekulant” för att de ska komma med i träffresultatet. (Kategori för personer anges inne i personkortet, på sidan ”Grundinställningar”, och heter där ”Personkategori”.) Om ni jobbar med andra benämningar på ditt företag, eller om du vill matcha personer med någon annan speciell kategori, så kan du ändra/lägga till kundkategorier här.

Filtrering på e-postadress

Nästa val gäller huruvida Säljstöd bara ska matcha de kunder i ditt register som har en e-postadress, eller om bara de som inte har någon e-postadress ska matchas.

Ett användningsområde för detta är exempelvis om du vill ”VIP:a” kunder som har e-postadress genom att matcha dem på måndagar, medan du matchar övriga kunder på fredagar.

Grundinställningen är dock att programmet inte ska bry sig om ifall kunden har e-postadress eller inte.

Matcha enbart aktiva önskemål

För att en kund ska komma med i matchningen måste personens önskemål enligt grundinställningen vara aktivt och alla önskemål är från början aktiva. Det är en liten kryssruta längst ner på önskemålen som styr detta och när ett nytt önskemål registreras blir kryssrutan markerad med automatik.

Men om du brukar göra utskick med det matchningsmejl som finns i Säljstöd så kan dina kunder avanmäla sig från vidare matchning via en länk i e-postbrevet, och när detta sker blir kundernas önskemål inaktiva varpå kunderna enligt grundinställningen inte blir matchade längre.

Med aktiva/inaktiva önskemål kan du ju även själv inaktivera önskemålet för en kund om du vill ha personen kvar i registret trots att han/hon inte vill delta i fler matchningar. Det kan också vara ett sätt att spara historik för en kund som inte vill matchas mer, det vill säga du kan inaktivera önskemålet men det finns ändå kvar om du någon gång vill veta vad det var kunden önskade sig.

Om du däremot inte skickar några matchningsmejl, och inte heller i övrigt vill jobba med aktiva/inaktiva önskemål, då kan du avmarkera kryssrutan på inställningssidan. Då kommer programmet att upphöra med att göra åtskillnad på aktiva och inaktiva önskemål. Men du bör alltså inte välja denna variant om dina kunder kan avanmäla sig från matchningen via dina matchningsmejl!

Ignorera befintliga spekulantkopplingar

När en matchning utförs blir kunderna spekulantkopplade till de objekt som de får förslag om. Detta tar programmet hänsyn till vid nästa matchning, då spekulantkopplade kunder ignoreras så att de inte ska få samma erbjudande igen. Men du kan alltså ändra denna inställning om du av någon anledning vill skicka ut samma matchningsbrev igen, kanske med ny brevtext. Det kan ju t ex bli aktuellt om priset sänks på ett objekt. I så fall ska du kryssa i denna ruta.

Resultat och historik

Under ”Resultat och historik” väljer du vad som ska sparas efter ett matchningsutskick. Grundinställningen är att de skickade matchningsbreven ska sparas i både kundens och objektets journal (de två översta kryssrutorna).

På många håll upplever man dock att det finns en nackdel med att spara matchningsbreven på objektet, för om matchningen ger många träffar kan journalen lätt bli översållad med så många e-postbrev att man inte får någon överblick över matchningsresultatet, samtidigt som det känns svårt att hitta något annat i journalen när alla dessa e-postbrev ”är i vägen”.

En lösning på detta problem är att använda sig av den matchningsrapport som du kan välja genom att markera den tredje kryssrutan. Då sparas ett enkelt dokument i journalen när matchningen är klar, med namnen på de personer som fick information vid utskicket. Det står även vilken typ av information varje person har fått – om det var e-post eller vanligt brev, eller mobil beskrivning om du har denna modul.

Med denna rapport minskar behovet av att spara alla matchningsbrev på objektet. Du ser i dokumentet vilka som har fått information och om du kombinerar matchningsrapporten med alternativet ”Spara skickade matchningsbrev i kundens journal”, så kan du om behov uppstår leta upp en person utifrån dokumentet och titta på matchningsbrevet i kundens journal. Har du problem med överfyllda objektjournaler rekommenderas alltså att du har den första och den tredje kryssrutan under ”Resultat och historik” markerade i dina matchningsinställningar.

Det fjärde alternativet innebär att en mer detaljerad matchningsrapport skapas och visas i Excel om du har det programmet installerat på din dator. (Detta är ett krav för att du ska kunna använda funktionen.) Excel-rapporten är inte designad på något sätt utan har som främsta uppgift att spara undan resultatet från matchningen i lite mer detaljerad form för dig som vill arbeta vidare med informationen genom att analysera och/eller sammanställa statistik i andra program.

Uppföljning

Med funktionen ”Uppföljning” kan du få hjälp att bli påmind om du vill kontakta kunden en viss tid efter ett matchningsutskick. Du kan t ex välja att efter 5 dagar få en kalenderpåminnelse och i kalenderhändelsen ser du då datumet för utskicket och vilka personer det var som fick matchningsbrev.

Övrigt

Visa val av skrivare före utskrift

Om du skriver ut en del matchningsbrev på skrivare kan du här välja om du vill se dialogrutan ”Skriv ut” innan utskriften sätter igång. Där väljer du skrivare och papper etc. Vet du med dig att du aldrig brukar göra några ändringar i dialogrutan utan alltid bara använder standardinställningarna, så kan ju dialogrutan kännas onödig och därför går det att välja bort den här genom att avmarkera kryssrutan.

Spara gjorda urval i listorna

Enligt grundinställningen nollställs alltid eventuella urval som du gör i matchningslistan till nästa gång du matchar. Detta för att du vid varje ny matchning alltid ska få se det totala matchningsresultatet. Risken är annars stor att du glömmer bort urval som du har gjort och som ”gömmer undan” personer som då missar dina utskick. Om du inte tillhör den glömska typen kan du emellertid åsidosätta detta genom att kryssa i den här rutan.

Företagslogotyp vid e-postutskick

Via knappen ”Klicka här för att ändra logotyp” kan du byta logotyp i matchningsmejlet. Vilka alternativ som finns för detta kan du läsa mer om i avsnittet Logotyp, användarbild och länk till hemsida i matchningsmejlet.

För dig som inte vill ha någon logotyp alls i e-postbrevet finns längst ner en kryssruta där du kan välja detta – ”Använd inte logotyp vid e-postutskick”.

Obs! Om ni är flera kontor som arbetar tillsammans i Säljstöd måste inställningen för logotyp göras under ”Inställningar” – ”Företagsinställningar”. Observera även att inställningen gäller både för den vanliga matchningen och för totalmatchningen (dessa inställningar brukar annars vara åtskilda).

Mall för e-postbrevet (html-delen)

Den här inställningen syns endast för administratörer och gäller dig som har en egen mall för matchningsbrevet. (Denna inställning ersätter då den om logotyp ovan.) Specialdesignade matchningsbrev går att beställa från Vitec mot konsultarvode. Kontakta våra säljare om du är intresserad. När din mall är klar får du en fil från oss som du ska hämta in på den här sidan. Klicka på den gula mappen till höger om ”Mallfil” och leta upp den cii-fil som du har fått, samt se till att rutan ”Använd mallen när e-postbrev skickas” är ikryssad (ska ske med automatik).

Obs! Om ni är flera kontor som ska ha olika mallar måste inställningen göras under ”Inställningar” – ”Företagsinställningar”.

 

apr 022013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om matchning. På huvudsidan för hjälp om matchning hittar du hela innehållsförteckningen.

I personkortet (under ”Grunduppgifter”) och spekulantguiden kan du se hur många gånger kunden har deltagit i matchningar, samt när första och senaste matchningen gjordes. (Gäller bara personer, inte företag.)

Matchningsinformation i personkortet

Matchningsinformation i personkortet

Matchningsinformation i spekulantguiden

Matchningsinformation i spekulantguiden

I listan ”Bearbeta säljaren” visas liknande information för objekten på fliken ”Kundkontakter”.

Matchningsinformation i ”Bearbeta säljaren”

Matchningsinformation i ”Bearbeta säljaren”

 

apr 022013
 

MatchningDetta är ett av flera avsnitt i hjälpen om matchning. På huvudsidan för hjälp om matchning hittar du hela innehållsförteckningen.

Allra längst ner i matchningsmejlet finns en avanmälningslänk att klicka på om mottagaren inte vill ha fler förslag.

Kundens avanmälan kommer in i Säljstöd via funktionen ”Hämta och lämna webbinformation”, som enligt standardinställningen utför automatiska hämtningar med jämna mellanrum och sköter sig själv i bakgrunden, men som du också kan starta manuellt vid behov. Vid hämtningen inaktiveras önskemålen för alla kunder som har avanmält sig. Önskemålen kommer därmed att ignoreras i framtida matchningar och kunderna får inga fler utskick, men de finns kvar i ditt register och du kan enkelt aktivera deras önskemål igen om de skulle vilja återuppta sitt bostadssökande vid ett senare tillfälle.

Så här ser det ut i matchningsbrevet:

Länk för avanmälan i matchningsmejlet

Länk för avanmälan i matchningsmejlet

När en kund klickar på avanmälningslänken och bekräftar sitt val visas ett meddelande om att avanmälningen har tagits emot.

Bekräftelse vid avanmälan

Bekräftelse vid avanmälan

Vad som sedan återstår är att avanmälningen ska registreras i Säljstöd och det är det som funktionen ”Hämta och lämna webbinformation” sköter åt dig om den är inställd på automatik. Nedanstående symbol brukar i så fall dyka upp då och då nere i högra hörnet av programfönstret.

Pågående webbintegration

Pågående webbintegration

Du kan annars starta en hämtning när som helst från menyn ”Verktyg”, där du väljer alternativet ”Hämta och lämna webbinformation”.

verktyg_hamta_och_lamna_webbinformation

Vad som händer konkret vid hämtningen är att krysset ”Önskemålet är aktivt” tas bort från önskemålen på de kunder som har avanmält sig, och dessa kommer sedan inte att ingå i några fler matchningar. Om en kund skulle ångra sig och vill bli bostadssökande igen är det emellertid bara att sätta tillbaka krysset i rutan.

Kryssruta för aktivt/inaktivt önskemål

Kryssruta för aktivt/inaktivt önskemål

Du kan se vilka kunder som har avanmält sig i listan ”Spekulanter som inte vill ha matchningsbrev”. Denna når du från menyn ”Listor” och mappen ”CRM – Kundvård”.

listor_crm-kundvard_spekulanter_som_inte_vill_ha_matchningsbrev

Listan är förinställd på att visa de kunder som har avanmält sig den senaste veckan, men du kan enkelt ändra till andra tidsintervall om du vill. Det gör du genom att byta värde i kolumnen ”Avanmälningsdatum”, som du hittar längst till höger i listan.

Lista med kunder som har avanmält sig från vidare matchningsutskick

Lista med kunder som har avanmält sig från vidare matchningsutskick

På raden under kolumnrubriken skriver du in vilken period du vill ska gälla. I detta exempel kommer listan att visa alla personer som avanmälde sig under gårdagen.

Urval på datumet för kundens avanmälan

Urval på datumet för kundens avanmälan

 

apr 022013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om matchning. På huvudsidan för hjälp om matchning hittar du hela innehållsförteckningen.

För dig som vill skicka matchningsresultatet via e-post finns det några särskilda saker att vara uppmärksam på.

Logotyp

E-postbrevet inleds med plats för ditt företags logotyp. Första användaren som startar ett matchningsutskick kommer att få en upplysning på skärmen om att logotyp måste väljas. Har du administratörsrättigheter kommer dialogrutan att se ut som på bilden nedan, och då kan du även genomföra valet själv. (I annat fall får du ta hjälp av den som är administratör på ditt kontor.)

Dialogrutan för val av logotyp i matchningsmejl

Dialogrutan för val av logotyp i matchningsmejl

Antagligen har ni redan en logotyp i systemet som ni använder till ”vanliga” pappersbaserade matchningsbrev och till övriga utskrifter. Denna logotyp presenteras i så fall i dialogrutan, vid alternativet ”Från gemensamma inställningar”. Du kan alltså testa att använda samma logotyp även i matchningsmejlet, vilket mycket väl kan fungera jättebra, men det går inte att garantera utan beror helt på bildens egenskaper.

Följande krav måste vara uppfyllda:

  • Bilden måste ha ett format som fungerar på internet, d v s filtypen måste vara *.jpg, *.png eller *.gif.
  • Bilden får inte vara för bred, för då kan mejlets layout sättas ur spel vilket ger oönskade effekter. För bästa resultat rekommenderas en maxbredd på ca 400 pixlar.
  • Filstorleken får inte överstiga 1 Mb.

Om din logotyp inte uppfyller kraven kan du ändå välja att använda den. Programmet försöker då korrigera den åt dig på bästa möjliga sätt, vilket oftast fungerar bra, men var medveten om att detta är en generell automatik som inte kan ge perfekt resultat på alla sorters bilder. Det kan t ex hända att bildkvaliteten försämras något vid en sådan konvertering. Men det är aldrig originalbilden som påverkas utan bara en kopia av din ursprungslogotyp, så du behöver inte vara rädd för att testa. Se bara till att förhandsgranska matchningsbrevet innan du skickar det – läs mer om detta under nästa rubrik.

Skulle inte den befintliga logotypen i Säljstöd gå att använda kan du hämta in en annan bild från hårddisken, klicka då på ”Från disk”.

Du som vill ha full kontroll över bildens egenskaper – klicka här för info om hur du själv kan anpassa din logotyp så att den passar i matchningsmejlet.

Vill du inte ha någon logotyp alls kan du i dialogrutan ”Välj logotyp” välja även det.

Förhandsgranska innan du skickar

För att se hur resultatet blir när du har valt en viss logotyp är det även här rekommenderat att du förhandsgranskar e-postbrevet. Om du hade påbörjat ett utskick när valet av logotyp dök upp bör du därför avbryta här och gå tillbaka till matchningslistan där du klickar på ”Granska” – ”E postbrevet”.

Förhandsgranskning av matchningsmejl

Förhandsgranskning av matchningsmejl

Då ser du på skärmen hur det kommer att bli och du kan då ändra, om så behövs, innan du startar ditt utskick. Det är dock en liten fördröjning från att du väljer logotyp tills att den dyker upp på skärmen, detta eftersom bilden måste föras över till en server hos Vitec (sker med automatik). Så ibland kan du behöva vänta en stund och sedan får du uppdatera sidan (görs via högerklick).

Förhandsgranskningen är inte en exakt återspegling av verkligheten, men den ger dig oftast en god uppfattning om huruvida din logotyp kommer att passa för matchningsmejlen eller ej.

Byta logotyp i efterhand

Inställningarna för vilken logotyp som ska användas vid e-postutskick finns även under ”Inställningar” – ”Gemensamma inställningar” – ”Matchning” (eller under ”Företagsinställningar” om du arbetar på ett företag med flera kontor) och gäller även för totalmatchningen. Här kan du alltså gå in i efterhand och byta till en annan logotyp om du behöver det.

Byte av logotyp i matchningsinställningarna

Byte av logotyp i matchningsinställningarna

Du bör förvissa dig om att ha rätt logotyp innan du startar matchningsutskicket, för om du behöver byta efter att e-postbreven har gått ut till sina mottagare kommer inte logotypen att ersättas hos dem. (Däremot kommer det ju att fungera i framtida utskick.)

Vi vill därför slå ännu ett slag för förhandsgranskningsfunktionen som vi har nämnt tidigare, den hjälper dig se till att det blir rätt hos mottagarna från början och även efter några dagar om de inte tittar på matchningsmejlet med en gång.

Användarbild

E-postbrevets avsändare presenteras med kontaktuppgifter och även med bild om sådan finns inlagd i Säljstöd.

Exempel på signatur i matchningsmejlet

Exempel på signatur i matchningsmejlet

I användarkortet, som du kan nå genom att klicka på ”Hjälp” – ”Om Vitec Säljstöd…” och sedan på ditt namn vid ”Inloggad användare”, hittar du platsen för användarbild under ”Internetuppgifter” och sedan ”Bilder”.

Inställningar för användarbild

Inställningar för användarbild

Det går att hämta flera bilder hit för olika ändamål så det du behöver tänka på när det gäller bild till matchningsmejlen är att bildkategori ska vara ” Porträtt till matchningsmejl” och att kryssrutan ”Till internet” ska vara markerad. Du måste också göra en marknadsplatsöverföring så att bilden blir åtkomlig via internet.

Det utrymme i mejlet som är reserverat för användarbilden är tänkt för porträttbilder och har alltså ett stående format, närmare bestämt 136 x 151 pixlar. Ju närmare din bild kommer dessa mått desto bättre blir resultatet. En större bild fungerar också bra eftersom den skalas ner, men om den inte håller samma proportioner måste den beskäras och då kan ju bildinformation försvinna.

Så använd dig av förhandsgranskningsfunktionen i matchningslistan (”Granska” – ”E postbrevet”) för att se så att du blir nöjd med bilden.

Länk till hemsida

Om du vill länka till din hemsida från e-postbrevet kan du göra det genom att lägga in adressen på det interna företaget i Säljstöd. (Klicka på ”Hjälp” – ”Om Vitec Säljstöd…” och sedan på företagsnamnet. Be administratören om hjälp om du själv saknar rättigheter).

Hemsidesadress i registerkortet för kontoret (kallas ”det interna företaget” i Säljstöd)

Hemsidesadress i registerkortet för kontoret (kallas ”det interna företaget” i Säljstöd)

 

apr 022013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om matchning. På huvudsidan för hjälp om matchning hittar du hela innehållsförteckningen.

När du har gjort dina val för utskicket klickar du på ”OK” och kommer till dialogrutan ”Egenskaper för matchningsbrevet”. Det är här du ser själva brevtexten för ditt utskick och här kan du också ändra på texten i stor utsträckning. Det du inte kan påverka i matchningsbrevet är objektinformationen, det vill säga den text som beskriver varje objekt, och den ser du heller inte här eftersom den ibland kan vara mycket omfattande, utan den når du via förhandsgranskningen i matchningslistan. Däremot kan du redigera både inledningstext och avslutningstext i denna dialogruta, alltså det som visas före och efter objektinformationen i matchningsbrevet.

Dialogrutan där du kontrollerar och ändrar texten för matchningsbrevet

Dialogrutan där du kontrollerar och ändrar texten för matchningsbrevet

På raden ”Ort och datum” föreslås alltid dagens datum automatiskt. Orten hämtas från ditt användarkort, så om det skulle bli fel här eller om det inte föreslås någon ort alls, får du först korrigera detta på användarkortet. (Klicka på ”Hjälp” i menyraden, därefter på ”Om Vitec Säljstöd” och sedan på ditt namn i rutan som visas. I användarkortet anger du rätt ort på raden ”Ort för utskrift”, sedan får du stänga ner fönstren och ta fram dialogrutan ”Egenskaper för matchningsbrevet” på nytt.

Vid ”Ämne” ser du vad det kommer att stå i ämnesraden för e-postbrevet.

”Rubrik” är inledningen till själva brevtexten.

I rutan ”Brev” skriver du ditt meddelande, och vid ”Text efter objektbeskrivningarna” hittar du avslutningstexten, alltså det som står sist i brevet före avsändarens signatur.

Längst ner har vi hälsningsfrasen och uppgifter om avsändaren. Programmet föreslår ansvarig mäklare som avsändare så länge det bara är ett objekt som matchas. Om flera objekt är inblandade föreslås i stället namnet på den som utför matchningen. Eftersom alla uppgifterna är ändringsbara har du stora möjlighet att anpassa signaturen, t ex om du inte vill visa alla dina telefonnummer kan du via kryssrutor välja att de inte ska skrivas ut.

Spara inledningstexten som brevmall

Om du ändrar någon av de föreslagna texterna i dialogrutan ”Egenskaper för matchningsbrevet” kommer ändringarna att sparas till nästa gång du matchar. Detta gäller dock bara för dig själv som användare. Är ni flera på kontoret som vill använda samma text kan ni göra det när det gäller inledningstexten (”Rubrik” plus ”Brev”), om du sparar den som en mall först (administratörsrättigheter krävs).

Skriv in önskad text och klicka sedan på knappen till höger om textrutan ”Brev”. Välj ”Spara som…”.

Spara brevmall

Spara brevmall

I dialogrutan ”Ordna brevmallar” tar du tag i mallen med muspekaren och drar över den till fliken ”Gemensamma brevmallar”.

Kopiera egen brevmall till gemensamma, som även andra kan nå

Kopiera egen brevmall till gemensamma, som även andra kan nå

Övriga användare måste instrueras att välja den gemensamma texten första gången de matchar. Därefter sparas den text de har valt till nästa gång. Avslutningstexten måste var och en skriva in själv, men sedan sparas som sagt även den till kommande matchningar.

 

apr 022013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om matchning. På huvudsidan för hjälp om matchning hittar du hela innehållsförteckningen.

När du klickar på ”Skicka” i matchningslistan får du välja vilken typ av utskick du vill göra. Enligt grundinställningen är både ”E-post” och ”Traditionellt brev” markerade. Detta innebär att alla kunder som har en e-postadress (eller eventuell familjemedlem som har e-postadress) kommer att få ett e-postmeddelande, medan övriga får ett vanligt brev (utskrift på skrivare).

Dialogruta med alternativ för utskick

Dialogruta med alternativ för utskick

Du kan också välja enbart ”E-post”. Då skickas ett e-postmeddelande till alla personer som har e-postadress (eller eventuell familjemedlem som har e-postadress). Övriga kunder får du bearbeta på annat sätt som du finner lämpligt. Väljer du enbart ”Traditionellt brev” skrivs alla matchningsbrev ut på skrivaren.

Det finns också ett alternativ som heter ”Mobil beskrivning”. Detta är en tilläggstjänst där dina matchningskunder kan få förslag på passande objekt skickade till sin mobiltelefon, med snygga beskrivningar av bostäderna. Om tjänsten inte är aktiverad i din version av Säljstöd går det inte att markera kryssrutan, däremot kan du klicka på länken ”Läs mer” för att komma till en sida med ytterligare information om tjänsten.

Längre ner i dialogrutan ”Matchningsutskick” finns ett par specialalternativ som egentligen inte har med matchningen att göra. ”E-post” (utan matchningsinformation) eller ”Sms” (utan matchningsinformation) ska du bara välja om du av någon anledning måste skicka ett helt vanligt e-postmeddelande eller ett sms till önskade personer/företag i resultatlistan, eller om du måste kunna använda e-postmallar. Vid dessa utskick kommer det inte att framgå till mottagarna att någon matchning har gjorts, om du inte själv informerar dem om det. Inte heller kommer det att göras någon spekulantkoppling mellan mottagarna och det/de objekt som matchningen gav träff på. Är du angelägen om att inte få samma träffar igen vid nästa matchning måste du alltså själv ordna spekulantkopplingarna (t ex via knappen ”Koppla” i matchningslistans verktygsrad).

Inställningar för e-post

Om du har valt att matchningsbreven ska skickas via e-post tillkommer ytterligare ett antal alternativ.

”Bifoga objektbeskrivning som pdf”. Om du vill lämna mer detaljerad information om ett objekt än vad som presenteras i själva matchningsmejlet, så kan du välja att inkludera en traditionell objektbeskrivning som då bifogas i form av ett pdf-dokument. Om matchningsresultatet innehåller flera objekt bifogas en objektbeskrivning för varje objekt. Du måste emellertid ha sparat en objektbeskrivning i objektets journal först, för att detta ska fungera. Har du flera objektbeskrivningar i journalen kommer den senast ändrade att användas.

”Bifoga filer från disk” låter dig hämta valfria filer från datorns hårddisk att bifoga. Det kan exempelvis vara bilder, pdf-dokument, Word- eller Excel-filer. Tänk bara på att inte alla mottagare kan ta emot hur många/stora filer som helst.

”Bifoga filer från objektets journal” kan du använda för att inkludera filer som hör till ett visst objekt i Säljstöd. Observera att det måste vara filer i ”sändningsbart” skick. Du kan t ex inte bifoga ett utskriftsdokument som det är, utan måste först ha gjort om det till pdf eller Word-format (funktion för detta finns inuti alla utskriftsdokument).

”Bifoga bilder från objektet” visar dig en lista med samtliga bilder som finns kopplade till ett objekt, så att du kan välja vilka du vill bifoga. Använd Ctrl- och/eller Shift-tangenterna om du vill markera flera bilder åt gången.