Dec 052013
 

Minska databasens storlek i Vitec Säljstöd

I denna textguide visar vi hur man minskar databasens storlek. Denna funktion är viktig att köra efter att man optimerat andra delar i programmet (rensat bilder, arkiverat objekt m fl).

Under tiden databasunderhållet körs kan ingen annan användare vara inne i Vitec Säljstöd. För att kunna komma åt funktionen för databasunderhåll krävs att den inloggade användaren har Systemrättigheter i Vitec Säljstöd

Innan man kör ett databasunderhållsjobb bör man alltid se till att man har en färsk säkerhetskopia.

Välj menyn Inställningar, Systeminställningar, Databas och Administration och uppdatering.

Minska databasens storlek

Välj knappen ”Starta guiden för databasunderhåll”.

Minska databasens storlek

Bocka ur allt utom ”Minska databasens storlek (frigör utrymme som inte används) och ”Rensa transaktionslogg”

Minska databasens storlek

Tryck på knappen ”Starta”

När underhållsjobbet är klart visas resultat av åtgärden.

Minska databasens storlek

Optimeringen är klar. Tryck på knappen ”Klar” för att avsluta. Övriga användare kan nu starta upp Vitec Säljstöd.

Databasunderhållet kan schemaläggas i Vitecs Säljstöds kalenderfunktion.

feb 132013
 

I Vitec Säljstöd lagras bilder antingen i databasen eller i en katalog med bildfiler. Om du lagrar många och stora bilder i databasen eller har data på disk kommer det naturligtvis att ta upp utrymme.

Radera arkiverade bilder används för att ta bort de bilder som hör till arkiverade objekt. Detta kan vara lämpligt att göra om det blir prestandaproblem i systemet eller om databasen eller det använda diskutrymmet har vuxit för mycket. Det kommer naturligtvis att innebära att bilderna inte finns kvar, så använd detta med försiktighet. Börja med att göra en säkerhetskopia av databasen. Se till att databasens logg inte är full.

Databasserver
Om databasservern är MSDE kan den hantera maximalt 2 GB data och eftersom bilder kan ta upp stor plats kan du välja att arkiverade bilder ska raderas från databasen för att slippa gå över till Microsoft SQL Server med en gång. Via menyn Inställningar, Systeminformation, Databasserver kan du se vilken typ av databasserver som används i er installation.

OBS! Om bilderna lagras på disk kommer det inte att nämnvärt påverka databasens storlek att ta bort arkiverade bilder. Däremot frigörs diskutrymme på servern.

Data på disk
Om ni har ställt in att bilder ska lagras på disk kommer denna funktion att minska det diskutrymme som krävs för att lagra bilderna men inte minska det utrymme som databasen använder.

Hur du går till väga för att radera arkiverade bilder
1. Gör en säkerhetskopia av databasen.

2. Klicka på Visa statistik, för att få reda på hur många och stora bilder det finns som är huvudbilder/inte är huvudbilder.

3. Välj om du vill ta bort alla arkiverade bilder eller bara de som inte är huvudbilder. Klicka på respektive knapp.

4. Om bilderna sparas i databasen gör du även detta:
Därefter behöver du minska databasens storlek så att den tar mindre plats på hårddisken. Det gör du via menyn Inställningar, Systeminställningar. Välj sedan Databas, Administration och Uppdatering. Klicka på Starta guiden för databasunderhåll.

feb 132013
 

I Vitec Säljstöd lagras arkivdokument antingen i databasen eller i en katalog med filer innehållande data för arkivdokumenten. Om du lagrar många och stora arkivdokument i databasen eller har data på disk kommer det naturligtvis att ta upp utrymme.

Komprimering av arkivdokument används för att komprimera bilddata som lagras i äldre arkivdokument (som sparats i Vitec Säljstöd version 3.33 och tidigare). Detta kan vara lämpligt att göra om det blir prestandaproblem i systemet eller om databasen eller det använda diskutrymmet har vuxit för mycket. Kvalitén på bilderna i arkivdokumenten kommer inte att försämras.

Databasserver

Om databasservern är MSDE kan den hantera maximalt 2 GB data och eftersom arkivdokument kan ta upp stor plats kan du välja att komprimera dessa för att slippa gå över till Microsoft SQL Server med en gång. Via menyn Inställningar, Systeminformation, Databasserver kan du se vilken typ av databasserver som används i er installation.

OBS! Om arkivdokumenten lagras på disk kommer det inte att nämnvärt påverka databasens storlek att komprimera arkivdokument. Däremot frigörs diskutrymme på servern.

Data på disk

Om ni har ställt in att arkivdokument ska lagras på disk kommer denna funktion att minska det diskutrymme som krävs för att lagra arkivdokumenten men inte minska det utrymme som databasen använder.

Hur du går till väga för att radera arkiverade bilder

1. Klicka på Komprimera arkivdokument. Låt programmet köra klart.

2. Om arkivdokumenten sparas i databasen gör du även detta:
Därefter behöver du minska databasens storlek så att den tar mindre plats på hårddisken. Det gör du via menyn Inställningar, Systeminställningar. Välj sedan Databas, Administration och Uppdatering. Klicka på Starta guiden för databasunderhåll.

feb 132013
 

I Vitec Säljstöd lagras bilder antingen i databasen eller i en katalog med bildfiler. Om man lagrar många och stora bilder i databasen eller har data på disk kommer det naturligtvis att ta upp utrymme. Moderna digitalkameror kan ta mycket högupplösta och detaljerade bilder som man gott kan komprimera utan att det påverkar utseendet på t ex en objektbeskrivning som skrivs ut på A4 eller A3-papper.

Bildkomprimering används för att packa ihop bilder om det blir prestandaproblem i systemet eller om databasen har vuxit för mycket. Det kommer att i vissa lägen försämra bildernas kvalitet, så använd komprimeringen med försiktighet. Gör en säkerhetskopia av databasen först. Se till att databasens logg inte är full.

Databasserver

Om databasservern är MSDE kan den hantera maximalt 2 GB data och eftersom bilder kan ta upp stor plats kan bilderna behöva komprimeras för att slippa gå över till Microsoft SQL Server med en gång. Via menyn Inställningar, Systeminformation, Databasserver kan du se vilken typ av databasserver som används i er installation.

Data på disk

Om ni har ställt in att bilder ska lagras på disk kommer denna funktion att minska det diskutrymme som krävs för att lagra bilderna men inte minska det utrymme som databasen använder.

Kör bildkomprimeringen på servern

Kör inte bildkomprimeringen från en dator i nätverket som har låg bandbredd till servern, utan starta bildkomprimeringen på servern för bästa prestanda. Det kommer annars att belasta nätverket mycket.

Inställningen för bildhanteringen påverkar resultatet

Det finns en gemensam inställning för bildhantering. Där kan man välja att kompimera bilder som är större än en viss gräns. Om resultatet av bildkomprimeringen i detta fönster blir större än den inställda gränsen, kommer bilden att skalas om och komprimeras ytterligare en gång.

Hur du går till väga för att komprimera bilder

1. Gör en backup av databasen.

2. Vissa bilder kanske inte behöver vara kvar, så innan komprimeringen görs kanske du väljer att ta bort bilder på de objekt som ni har arkiverat, se Radera arkiverade bilder.

3. Klicka på Visa statistik, för att få reda på hur många och stora bilder det finns av vald bildkategori, som överstiger den storleksgräns som är vald. Om du inte kryssar för någon bildkategori och inte väljer storleksgräns så visas statistik för alla bilder i systemet.

4. Välj vilket filformat du vill komprimera från, t ex BMP.

5. Välj vilket filformat bilderna ska sparas i. Några tips för det:

  • JPG är ett bildformat med många färger där bilden komprimeras så att den tar liten plats på disk, detta kan ge vissa förluster i bildkvalitet. Passar bra för bilder från digitalkamera. Använd inte detta format för ritningar/planlösningar med tunna linjer. JPG formatet stödjer att man sparar i valfri kvalitet. Lägre kvalitet ger bilder med mer synliga pixlar/punkter. Högre kvalitet ger bättre bilder men större filstorlek på hårddisken, ett lämpligt värde kan vara ca 90%.
  • GIF kan bara ha 256 olika färger. Inte bra för fotografier. Bättre för ritningar/planlösningar. Exakt komprimering som inte förstör bilden, mer än att förvanska färgerna.
  • PNG är ett nyare filformat för bilder med många bra egenskaper:
  1. Kan hantera många olika färger.
  2. Kan visa linjer och streck (på t ex ritningar) utan att det blir hack i linjerna.
  3. Komprimerar bilden utan kvalitetsförlust men ger ofta större filer än JPG.

6. Om det finns bilder med hög upplösning, många bildpunkter (eller pixlar), kan man minska det utan att det påverkar bilden för normala utskrifter. Lämpligt värde kan vara maximal bredd 1024 x höjd 768.

7. Klicka på Starta komprimering. En kontroll görs av om det är några andra användare inloggade i Vitec Säljstöd. I så fall får du ett meddelande om det. Det kan ta många minuter att komprimera bilderna, beroende på hur många stora bilder det finns och nätverkets prestanda (bandbredd till servern).

8. Om det tar aldeles för lång tid kan du avbryta en pågående komprimering genom att klicka på Avbryt.

9. Endast om bilder sparas i databasen:

Därefter behöver du minska databasens storlek så att den tar mindre plats på hårddisken. Det gör du via menyn Inställningar, Systeminställningar. Välj sedan Databas, Administration och uppdatering i trädet. Klicka på Starta guiden för databasunderhåll.

 

feb 132013
 

Detta är del 1 av en text i två delar. Om du vill läsa den andra delen klickar du här.

Följande text gäller guiden Dubblettsammanslagning, som är en tilläggsmodul till Vitec Säljstöd. För att den ska bli tillgänglig måste du ha en speciell licens. Vill du hellre läsa om dubblettsökningen, som ingår utan kostnad i programmet, kan du klicka här.

Guiden Dubblettsammanslagning

Guiden för dubblettsammanslagning använder du för att systematiskt leta igenom databasen efter dubbletter, t ex alla personkort som har samma personnummer. Dessa kan du sedan slå samman så att antalet personkort minskar och samlar all information om en och samma person på ett personkort.

Licenser

För att guiden Dubblettsammanslagning ska synas i menyn måste du ha licens för dubblettsammanslagning.

Villkor för att få starta guiden

För att få starta guiden får du inte köra i frånkopplat läge (d v s använda portföljen med utcheckade objekt). Dessutom måste du antingen:

  • ha administratörsrättigheter
  • ha systemrättigheter
  • vara företagsadministratör för sitt eget huvudföretag

Guiden startas via menyn Verktyg.

DubMenyV

 

Steg 1 i guiden dubblettsammanslagning

Guiden börjar med att du får välja att leta efter dubbletter bland personer eller företag.

DubG1

Steg 2 i guiden dubblettsammanslagning

Beroende på vad du valt i första steget kommer du att få välja på lite olika kriterier som används för att leta efter dubbletter. För personer kan du välja på:

DubG2Per

För företag är det nästan samma alternativ att välja på:

DubG2Ftg

Du kan välja ett eller flera alternativ här, ju fler du kryssar för desto färre dubbletter kommer guiden att hitta.

Tips för prestanda!

Det är bara personnummer och organisationsnummer som ligger direkt i tabellen för personer/företag. Övriga alternativ som du kan välja ligger i andra tabeller i databasen och de tar lite längre tid att leta fram. Därför kan det vara bra att börja med att leta och slå ihop dubbletter som har samma personnummer/organisationsnummer.

Steg 3 i guiden dubblettsammanslagning

Här väljer du hur sammanslagningen av önskemål ska göras. De önskemål som hör till arkiverade personer/företag kommer alltid att tas bort för att matchningen inte ska ge felaktigt resultat.

DubG3

Om en person/ett företag är arkiverat och har önskemål som därmed kommer att raderas framgår av kolumnerna Aktiv och Antal önskemål i den nedre listan i fjärde steget på guiden.

För att kunna gå vidare i guiden måste du bekräfta att du läst hjälptexterna och satt dig in i vad det innebär för systemet.

Steg 4 i guiden dubblettsammanslagning

Här visas i övre delen av fönstret en lista med de dubbletter som hittades (i detta fall personer med samma adress). Bara de rader i övre listan som är förbockade kommer att slås samman. Du kan inte klicka på knappen Slutför förrän du bockat för minst en rad i den övre listan.

Markera de xx översta

Du kan lätt markera t ex 10 stycken grupper av dubbletter på en gång genom att skriva in 10 i rutan och klicka på knappen för detta. Hur många grupper av dubbletter (dubblettrader) och hur många dubbletter totalt som guiden hittade visas till höger om knappen Avmarkera alla.

Avmarkera alla innebär att alla bockar tas bort från den övre listan.

DubG4

I nedre listan visas mer information om den grupp av dubbletter som är markerad i den övre listan. Genom att dubbelklicka på en rad där kan du öppna respektive objektkort. De är markerade med (1), (2) e t c för att du lätt ska kunna identifiera vilket objektkort det är. Där kan du i detalj studera vad som finns på respektive kort och avgöra om de ska slås samman eller inte.

DubObjk

 

Klicka på knappen slutför för att starta själva sammanslagningen.

Efter slutför

När du trycker slutför kommer fönstret Dubblettsammanslagning utförs visas.

DubPaga2

Det är möjligt att avbryta dubblettsammanslagningen genom att klicka på Avbryt, men det kan ta en liten stund innan dubblettsammanslagningen stannar, för programmet gör färdigt den grupp av dubbletter som det för tillfället bearbetar.

Allt eftersom sammanslagningen går framåt skrivs det vad som händer i statusfönstret. Om båda personerna som slås samman har familjerelationer visas en varning. Du kan dubbelklicka på raden och öppna det kortet och där t ex undersöka om familjerelationerna är riktiga. Dubblettsammanslagning av två personer som båda har familjerelationer kan innebära att den sammanslagna personen får fler familjerelationer än tidigare.

DubKlar

När sammanslagningen är klar och det var mer än en grupp av dubbletter som slogs samman kan du klicka på knappen Öppna lista. Då får du fram en lista med de sammanslagna objekten.

Denna lista kan du jobba med som vanligt, t ex skriva ut. Om du vill spara den, välj Listor, Spara som.

DubSparL

Ge den sedan ett bra namn om du vill fortsätta granska dubbletterna en annan dag.

jun 202012
 

För att göra en reparation av Capitexinstallationen kan Säljstöd startas upp med en växel, /repair. Nedanstående text förklarar steg för steg hur denna gå till.

Högerklicka på Capitexikonen i startmenyn och välj egenskaper.

Se till att hela textfältet ”Mål” är blåmarkerat därefter högerklicka på den blåa raden och välj Kopiera. Då du gjort detta kan du klicka på knappen ”Avbryt”

Klicka på startmenyn och välj ”Kör”. Högerklicka därefter i det vita fältet och välj ”Klistra in”

Då sökvägen står i det vita fältet skriver du ” /repair”. Observera att det är ett mellanslag innan snedstrecket. Tryck därefter på ”OK”

Du kommer att få upp ett svart fönster, tryck därefter på valfri tangent utom tangentkombinationen ”Ctrl + C”

Reparationen startar och kan ta allt mellan 10-30 minuter beroende på hur snabb din dator är

Under ”Steg 1” Kan du få upp dialogrutor om att reparationen inte kan registrera eller avregistrera programkomponenter. Filnamnet finner du efter det sista bakåtvända snedsträcket. Observera att filnamnet kan visas uppdelat på två rader om inte hela sökvägen inklusive filnamn får plats på en rad.

I bilden nedan är filnamnet ”pdfcreactivex.dll”, denna fil går inte att avregistrera och därför kommer dialogrutan alltid att visas vid avregistrering om du har möjlighet att spara pdf-filer i säljstödsprogrammet.

Skriv ALLTID ner vilken fil som dialogrutan hänvisar till för att vi ska kunna göra en felsökning om problemet skulle kvarstå efter reparationen

Då reparationen ska du åter igen trycka på valfri tangent, då stängs det svarta fönstret.

Nu kan du starta säljstödet som vanligt igen

jun 142012
 

Alla program kan ge uppkomst till olika felkoder. Det som du själv kan göra för att åtgärda felkoden är att kontrollera Säljstöds databas. Detta går till enligt nedan.

Viktigt! Se till att ingen annan användare har Vitec Säljstöd startat. Du behöver ha Systemrättigheter i Säljstöd. Saknar du detta, logga in i Säljstöd med användarnamn System. Innan du kör databaskontroller bör du ta säkerhetskopia av programmet.

Välj menyn Inställningar och Systeminställningar
Expandera Databas genom att trycka på + (plustecknet)
Välj Administration och uppdatering

Klicka på knappen ”Starta guiden för databasunderhåll”. Har du en server som kör en inköpt version av SQL server kan du utföra samma underhållsjobb där istället.

Bocka i kryssen enligt den gula markeringen ovan. Välj sedan knappen Starta. Datorn kommer nu att arbeta i 1-10 minuter.

När databasen är kontrollerad är det dags att köra sista steget, ”databaskonsistenskontroll”.

Databaskonsistanskontroll hittar du till vänster i trädet:

Klicka i valen till höger på bilden ovan. Starta sedan kontrollen genom att längre ner på skärmen tycka på knappen ”Åtgärda problem”.

Nu arbetar datorn under några minuter. När kontrollen är klar kör du samma databaskonsistenskontroll igen.

När allt är klart, startar om Vitec Säljstöd. Nu kan övriga användare startar upp sitt Säljstöd.

maj 152012
 

1. Inledning

2. Alternativ vid borttagning/arkivering

3. Arkivera objekt

4. Ta bort objekt

5. Hur du städar undan sålda objekt

6. Om du väljer att arkivera

7. Om du väljer att ta bort

 

Inledning

Målet med den här guiden är att hjälpa dig att få bort så många kunder och objekt som möjligt för att få bättre översikt, en mindre databas och ett snabbare Vitec Säljstöd.

Vi rekommenderar att ni följer den här guiden minst en gång om året. Jobbar du på ett större kontor med många användare rekommenderar vi att ni gör det oftare.

Alternativ vid borttagning/arkivering

För minska mängden objekt kan du antingen arkivera eller ta bort objekt. Något som tar mycket plats i ett register är bilder och dokument. Vid arkivering är det därför bra att kraftigt städa bland kopplade bilder. Kanske räcker det med huvudbilden (första bilden) och planlösningen? Finns det en PDF variant av en sparad blankett kanske den kan kastas?

Arkivera objekt

Arkivregistret

När ett objekt är sålt, kontraktet är påskrivet och tillträdet har ägt rum, vad händer då? Objektet ligger kvar i det aktiva registret med statusen Såld och objektet har försvunnit från Internet. Men det finns ett steg kvar, arkivering!

Genom att arkivera objekt blir ditt aktiva register mindre och snabbare (särskilt om du rensar bort bilder och blanketter). De uppgifter du arkiverar kan du nå, från arkivregistret

Ta bort objekt

Papperskorgen

När du ta bort ett objekt hamnar det först i Säljstöds papperskorg. I papperskorgen ligger objekt kvar under 14 dagar. Därefter raderas objektet automatiskt. Objekt som finns i papperskorgen kan återföras till aktivt register. Tiden för hur ofta papperskorgen skall tömmas kan ställas in med en inställning.

Direkt borttagning

Vid radering kryssar valet om papperskorgen bort. Objektet kommer att raderas direkt utan att hamna i papperskorgen.

Hur du städar undan sålda objekt

Börja med att göra ett urval

I Säljstöd väljer du menyn Listor, därefter Alla objekt och Alla objekt-Lista

Välj knappen Urval och Filter

Kontrollera att det under Ägare är valt ’Allt’ och under Status ’Visa aktiva’

Kontrollera att det under Tillhörighet är valt ’Med egen tillhörighet’ eller ’Allt’

Under Status väljer du att du att ta bort bocken vid ’Allt’ och istället välja ’Sålda’. Klicka med musen utanför valen för att bekräfta.

Under status finns nu ordet ’Såld’. Listan visar nu enbart objekt med status såld.

Om du önskar att se kontraktsdatum på de sålda objekten väljer du knappen ’Fält’. Välj valet ’Lägg till fält’.

Under fliken Gemensamma fält finns ’Kontrakt’. Tryck på + vid namnet för att expandera.

Dubbelklicka på ’Kontraktsdatum’ för att lägga till fältet i listan. Fält som finns i listan markeras med blågrå färg.

Som alternativ till ’Kontraktsdag’ kan istället/även fältet ’Tillträdesdag’ läggas till på samma sätt.

Stäng fältlistan med krysset till höger om Välj fält att lägga till.

Med hjälp av ett urval på fältet Kontraktsdatum kan sålda objekt äldre än ett visst datum selekteras ut. I exemplet till höger är objekt med kontraktsdatum under 2010 eller äldre med i listan.

Om du väljer att arkivera

Markera ett objekt i listan som du vill arkivera. Du behöver inte öppna objektet utan markera det i valfri lista. Välj i snabbmenyn till vänster valet Utför och valet Arkivera affären.

En informationsruta med olika val visas nu på skärmen där du kan läsa vad som kommer att hända när objektet arkiveras.

Som standard arkiveras både köpare och säljare.

Avmarkerar du krysset för Bilder kommer samtliga bilder att raderas från objektet. Tar du bort krysset för Dokument och Kalkyler innebär det att du inte kan hämta in dokumenten och kalkylerna när/om du säljer objektet igen. De finns dock kvar för läsning i arkivregistret. Gör dina val och tryck därefter på knappen Nästa.

Tips: Bilder och dokument tar stor plats. Rensa de du inte behöver!

Läs informationen noga.

Markera de bilder du vill arkivera tillsammans med objektet. De bilder du inte markerar kommer att raderas från objektet. Du kan markera flera bilder genom att hålla nere Ctrl-tangenten.

När du är färdig med markeringen trycker du på knappen Nästa.

Gör motsvarande markering, som för bilder, för de dokument du vill ha kvar. Arkivdokument innebär att du kan öppna och läsa dem men inte redigera innehållet.

När du är klar trycker du på knappen Slutför.

Nu arbetar datorn en stund med arkiveringen. Objektet med tillhörande information plus, köpare/säljare kommer att flyttas från ditt aktiva register till ditt arkivregister.

Arkivregistret når du via menyn Listor och valet Arkiverade. Välj den lista som motsvarar objekttypen som du arkiverade. Från denna lista över arkiverade objekt finns, i snabbmenyn till vänster under Utför, ett val för att hämta in objektet till aktivt register igen. Vill du bara titta på uppgifterna öppnar du istället objektet på vanligt sätt. Kapitalvinstberäkningar kan utföras även för arkiverade objekt.

Ett väl fungerande arkivregister är en källa till framtida affärer. Genom att göra urval och utskick från arkivregistret kan du fånga in dem som du en gång sålt till och som kanske funderar på att skaffa något nytt.

Om du väljer att ta bort

Markera det objekt du vill ta bort. Tryck på knappen ’Ta bort’  eller ’Del’ på tangentbordet.

Innan du bekräftar rekommenderar vi att du behåller markeringen i rutan vid ’Spara poster som tas bort i Papperskorgen’.

 

Papperskorgen hittar du under menyn ’Arkiv’. Som standard ligger uppgifterna i papperskorgen under 14 dagar. Uppgifter ur papperskorgen kan återläsas innan tiden uppnåtts.