jun 112013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om dubblettsökning/dubblettsammanslagning. På huvudsidan för hjälp om dubbletthantering hittar du hela innehållsförteckningen.

Dubblettsökning finns för både personer och företag. Följande text beskriver hanteringen när det gäller personer, men det fungerar i princip på samma sätt med företag.

Om en dubblett upptäcks när du registrerar en person i Säljstöd kan du välja att slå ihop dubbletten med din ursprungliga person. Detta är en mycket användbar funktion för dig som strävar efter att hålla ditt register fritt från överflödig information.

Så här går sammanslagningen till

Det som händer när du slår ihop två personer är att all information läggs ihop och samlas på en av personerna, medan den andra personen kasseras. Du kommer inte att hitta den kasserade dubbletten i Papperskorgen. Den raderas alltid permanent eftersom den vid sammanslagningen blir av med en mängd information.

Grunduppgifter

Programmet gör inför sammanslagningen en jämförelse av personernas uppgifter och behåller den som sparades senast. Det finns dock ett antal definierade undantag från denna regel, där det motsatta är lämpligare. Det gäller t ex registreringsdatum och anmälnings-/ködatum, då det äldsta datumet behålls.

Dokument, bilder, relationer etc

Utöver rena persondata finns det ofta annan information kopplad till de personer som ska slås ihop. Det kan vara bilder, relationer och objekt i journalen t ex. För denna typ av information görs inget urval av vad som ska behållas utan här sparas allt från båda personerna så att alla bilder t ex, och alla dokument, blir tillgängliga från den person som blir kvar i systemet.

Inställning för sammanslagning av önskemål

I inställningarna för dubblettsökningen (”Inställningar” – ”Systeminställningar” – ”Dubblettsökning”) kan du välja hur du vill att önskemål ska sparas vid en dubblettsammanslagning. I stället för att alla önskemål ska behållas kan det vara en bra begränsning att bara spara ett per objektkategori, det senast ändrade. Troligen är det ju ändå detta som är aktuellt.

Inställningar för Dubblettsökning

Inställningar för Dubblettsökning

Rättigheter och tillhörigheter

Läs- och skrivrättigheter

Med grupphantering kan systemadministratören begränsa vilka personer du får se (”läsa” på datorspråk) och ändra på (”skriva”). För att du ska få slå samman två personer måste du ha rätt att kunna ändra på (”skriva till”) båda. Om du bara har rätt att titta på en person står det ”skrivskyddad” i rubriken på personens registerkort.

Grupper och utdelning av rättigheter

Vem som äger en person avgör, tillsammans med grupphantering och rättighetsutdelningar, vad du och övriga användare har rätt att arbeta med. Dubblettsammanslagning av två personer får inte leda till att någon användare som tidigare kunde ändra eller titta på uppgifterna inte längre kommer åt dem. Därför kan ibland den sammanslagna personen vara utdelad till enstaka användare eller grupper. Denna utdelning sker automatiskt vid sammanslagningen.

Tillhörigheter

Tillhörighet är en filtreringsmetod för exempelvis listor, som används för företag med flera kontor. En användare med tillhörighet till flera kontor kan välja att se alla kontorens information, information bara för sitt eget kontor eller ett särskilt kontors information. Valet görs i listans verktygsrad med alternativen ”Med egen tillhörighet”, ”Allt” eller genom att man väljer namnet på ett specifikt kontor.

Val av tillhörighet i personlista

Val av tillhörighet i personlista

Vid sammanslagning av dubbletter kommer alla tillhörigheter att läggas ihop på den person som sparas. Den sammanslagna personen kan därmed få fler tillhörigheter än tidigare. Huvudtillhörigheten kommer att bli den som den senast sparade personen hade.

Fler sammanslagningsregler som kan vara bra att känna till

  • Om en privatmarkerad person slås ihop med en som är publik, kommer privatmarkeringen att tas bort och den kvarvarande personen kommer efter sammanslagningen att bli publik.
  • Om en arkiverad person slås samman med en som är aktiv kommer resultatet att bli en aktiv person.

Att tänka på för dig som använder Portföljen

Om det finns en dubblett av en person i den utcheckade databasen och denna blir raderad/sammanslagen under tiden som den är utcheckad kommer de ändringar som gjordes på personen i utcheckat läge att gå förlorade.

Loggning

Dubblettsammanslagningen loggas med ordet ”Sammanslagen” i den kvarvarande personens händelselogg, tillsammans med datum för när sammanslagningen genomfördes. Händelseloggen hittar du genom att i en lista högerklicka på personen och välja ”Egenskaper”.

Händelselogg för person

Händelselogg för person

Dubblettsammanslagning via dra-och-släpp

Om du har vissa personer i ditt register som du vet med dig att du vill slå ihop, så kan du göra det från en lista med hjälp av metoden ”dra-och-släpp”.

Du börjar med att markera personerna, alla utom en, och så drar du dessa med muspekaren till den sista personen av dem som du vill slå ihop. I menyn som visas väljer du något av de alternativ som börjar med ”Slå ihop dubbletter”. Du kan antingen ta hjälp av den guide som beskrivs i detta avsnitt (alternativet ”Slå ihop dubbletter – via guide”), vilket rekommenderas, eller välja den snabba men mer osäkra metoden (alternativet ”Slå ihop dubbletter – automatiskt”).

dubblettsokning_sammanslagning_via_dra_och_slapp

Det du bör vara medveten om i det senare fallet är att sammanslagningen är helt automatiserad, på samma sätt som om man klickar direkt på ”Slutför” i guiden ”Slå ihop dubbletter”. Du kan alltså inte vara helt säker på att få ett önskat resultat i alla lägen. Läs mer om detta i avsnittet Dubblettsammanslagning utan detaljerad jämförelse. För vissa ändamål behöver emellertid inte dessa begränsningar vara ett problem, t ex om du har information i registret som du inte är så rädd om eller om det ändå inte finns särskilt mycket uppgifter på de personer du vill slå ihop. Ibland är kanske tidsaspekten viktigare än datakvaliteten, det får du avgöra från fall till fall.

 

jun 112013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om dubblettsökning/dubblettsammanslagning. På huvudsidan för hjälp om dubbletthantering hittar du hela innehållsförteckningen.

Dubblettsökning finns för både personer och företag. Följande text beskriver hanteringen när det gäller personer, men det fungerar i princip på samma sätt med företag.

När du på första sidan i guiden ”Slå ihop dubbletter” markerar den eller de dubbletter som du vill slå ihop med din aktuella person, så kan du nere till höger i guiden se att det går att klicka på både ”Nästa” och ”Slutför”. Vi rekommenderar att du väljer ”Nästa”, eftersom du då får möjlighet att jämföra personerna fält för fält. Du kan själv kontrollera att det är rätt uppgifter som sparas och du kan enkelt ändra dem vid behov. Detta är viktigt eftersom datorn inte kan veta vad som är bäst, bara föreslå det mest sannolikt önskade resultatet. Den slutliga verifieringen är det alltid du själv som måste stå för.

Klickar du direkt på ”Slutför” görs i stället en omedelbar, automatisk dubblettsammanslagning där du inte kan påverka resultatet. Denna metod bör du bara använda om du kan acceptera att de personuppgifter som behålls vid sammanslagningen kanske inte blir dem som du hade tänkt dig. Säljstöd fungerar nämligen så att när två personer ska slås ihop jämförs deras ändringsdatum med varandra, och huvudregeln är att uppgifter med det senaste ändringsdatumet ska behållas. Men vissa personuppgifter, som namn och organisationsnummer t ex, har inget ”eget” ändringsdatum vilket gör att de påverkas av personens ändringsdatum. De riskerar därför att sparas vid en dubblettsammanslagning trots att de kanske inte är lika sent ändrade som personens ändringsdatum gör gällande.

Låt oss illustrera det hela med ett konkret exempel:

Det finns en person i registret som heter Person A och som bor på Storgatan 1. Senare registreras det en annan person som heter Person B och som bor på Storgatan 2. Efter ett tag slås dessa personer ihop. Man har då anledning att vänta sig att sammanslagningen ska resultera i en Person B på Storgatan 2, eftersom denna person är tämligen nyregistrerad. Men resultatet blir i stället en Person A på Storgatan 2 – hur kan det komma sig?

Jo, Person A var det som ändrades senast, visar det sig, eftersom någon i personalen nyligen sparade en faktura i personens journal (då blir ändringsdatumet uppdaterat). Så eftersom Person A har senast ändringsdatum är det denna persons namn som behålls. Själva namnet har nämligen inget eget ändringsdatum, men det har adressuppgifterna. Därför behålls adressen från Person B, eftersom det var den adressen som ändrades sist.

Sammanfattningsvis betyder detta att vissa personuppgifter som sparas vid en dubblettsammanslagning inte alltid kan garanteras vara de allra senaste. Det gäller främst namn och personnummer men det finns fler personuppgifter som fungerar på samma sätt. Adress, telefonnummer och e-postadress omfattas däremot inte av problemet då dessa har egna ändringsdatum.

Så utnyttja den möjlighet till detaljerad granskning som finns på sida 2 i guiden ”Slå ihop dubbletter”. Då kan du själv se till att sammanslagningen får önskat resultat.

Jämförelse av personer i guiden "Slå ihop dubbletter"

Jämförelse av personer i guiden ”Slå ihop dubbletter”

 

jun 072013
 

1382538039_kuserHär hittar du länkar till alla avsnitt om dubbletthanteringen i Vitec Säljstöd. Allra bäst flöde får du om du läser avsnitten i ordningsföljd, men det går också att välja ut och läsa enstaka delar.

Dubblettsökning och dubblettsammanslagning (ingår i Vitec Säljstöd)

Dubblettsökning
Guiden ”Slå ihop dubbletter”
Dubblettsammanslagning utan detaljerad jämförelse
Så fungerar dubblettsammanslagningen

Guiden ”Dubblettsammanslagning” (tilläggsmodul)

Så använder du guiden
Så går sammanslagningen till

 

 

mar 132013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om dubblettsökning/dubblettsammanslagning. På huvudsidan för hjälp om dubbletthantering hittar du hela innehållsförteckningen.

Dubblettsökning finns för både personer och företag. Följande text beskriver hanteringen när det gäller personer, men det fungerar på precis samma sätt med företag (endast sökkriterierna skiljer sig något åt).

Om dubblettsökningen hittar en eller flera personer som antas vara dubbletter startar en guide där du kan få mer information om de eventuella dubbletterna och möjlighet att slå ihop personer som du anser är desamma.

2013-03-13 16-01-51

Observera att programmet aldrig kan veta säkert om en förmodad dubblett verkligen är en dubblett – detta kan bara du själv eller dina kollegor svara på. Därför presenteras de eventuella dubbletterna för dig i en lista, så att du kan granska dem mer i detalj för att ta reda på vilken person du vill behålla. Du har sedan möjlighet att slå ihop personerna så att bara en blir kvar.

På första sidan i guiden ser du längst upp till vänster den person som dubblettsökningen har utgått ifrån, ”Aktuell person”. Nedanför visas listan med förslag på dubbletter.

Sida 1 i guiden "Slå ihop dubbletter"

Sida 1 i guiden ”Slå ihop dubbletter”

Du har nu möjlighet att noga gå igenom de föreslagna personerna för att ta reda på om de är desamma som din aktuella person. Klicka i listan på en eventuell dubblett, så visas på högersidan mer information om personen ifråga.

Sida 1 i guiden "Slå ihop dubbletter", en eventuell dubblett markerad

Sida 1 i guiden ”Slå ihop dubbletter”, en eventuell dubblett markerad

Du kan nu se alla personuppgifter och vilka objekt personen är kopplad till, familjemedlemmar och eventuella önskemål. På flikarna ”Dokument” och ”Journal” ser du vad som har sparats på personen, och när det gjordes. På första fliken, ”Allmänt”, visas alltid personens registreringsdatum och senaste ändringsdatum.

dubblettsokning_guide_sida_1_personinfo

Om det skulle vara så att ingen av de föreslagna personerna är densamma som din aktuella person, så ska du klicka på ”Avbryt”. Då händer ingenting – varken din senast sparade person eller de personer som presenterades som eventuella dubbletter kommer att påverkas.

Om du däremot ser att någon eller några av de eventuella dubbletterna verkligen är desamma som din aktuella person, då bör du använda guidens funktion för att slå ihop flera personer till en. Se till att eventuella dubbletter är markerade i listan; det gör du genom att kryssa i rutorna längst ut till vänster på raden.

Markera dubblett i guide "Slå ihop dubbletter"

Markera dubblett i guide ”Slå ihop dubbletter”

Klicka på ”Nästa”.

På sidan två i guiden har du fortfarande din aktuella person till vänster. Till höger visas den första av de eventuella dubbletter som du hade markerat. De andra eventuella dubbletterna kommer att presenteras på efterföljande sidor.

Jämförelse av personer i guiden "Slå ihop dubbletter"

Jämförelse av personer i guiden ”Slå ihop dubbletter”

Du kan nu jämföra personuppgifterna intill varandra fält för fält. Det är uppgifterna till vänster, på din aktuella person, som kommer att behållas när sammanslagningen genomförs. Se därför till att du verkligen har rätt uppgifter på denna sida. Om några uppgifter på den eventuella dubbletten skiljer sig från dem på din aktuella person kommer du att se detta genom en avvikande färg, så att du kan bedöma om uppgifterna är mer korrekta än dem som finns på din aktuella person. Du kan i så fall kopiera över informationen till din aktuella person genom att klicka på den gröna pilen. Skulle du ångra dig går det bra att klicka på pilen (som då har ändrat utseende) igen.

Du kan däremot inte ångra dig mer när du väl går vidare i guiden (eller om du backar), så kontrollera innan du lämnar sidan att informationen för din aktuella person är korrekt. Dubbletten på höger sida kommer att raderas vid sammanslagningen (även om annan information om dubbletten mycket väl kan komma att sparas – läs mer om hur sammanslagningen går till i avsnittet Dubblettsammanslagning), så se till att du har fört över de uppgifter som du vill behålla till din aktuella person. Du kan även skriva in egna uppgifter i rutorna om du tycker att något saknas.

Om du valde flera dubbletter att slå ihop din aktuella person med, så kommer du nu att kunna granska även dessa på de kommande sidorna. När alla dubbletter har gåtts igenom är det dags att starta sammanslagningen. Kontrollera uppgifterna på din aktuella person en sista gång och klicka på ”Slutför”.

 

mar 132013
 

Detta är ett av flera avsnitt i hjälpen om dubblettsökning/dubblettsammanslagning. På huvudsidan för hjälp om dubbletthantering hittar du hela innehållsförteckningen.

Dubblettsökning finns för både personer och företag. Följande text beskriver hanteringen när det gäller personer, men det fungerar på precis samma sätt med företag (endast sökkriterierna skiljer sig något åt).

För att du ska kunna hålla registret i Säljstöd så korrekt och aktuellt som möjligt finns en inbyggd funktion som hjälper dig att undvika dubbelregistrering. När du sparar en person (eller ett företag) görs en sökning i registret efter eventuella dubbletter och om samma person hittas kan du slå ihop denna med din ursprungliga person, så att bara den ena behålls. Målet är ju att en och samma person aldrig ska förekomma mer än en gång i systemet.

Inställningar

Sökningen görs utifrån de uppgifter som finns på personen i sökögonblicket, och enligt inställningarna som du hittar under ”Inställningar” – ”Systeminställningar” – ”Dubblettsökning”. Dessa inställningar gäller bara vid registrering av personer och företag. Inställningarna för objekt, områden och bostadsrättsföreningar finns i stället under ”Inställningar” – ”Systeminställningar” – ”Dubblettkontroll”.

2013-03-13 14-49-39

Det som för personer kommer att kontrolleras vid sökningen är, enligt standardinställningen:

2013-03-13 15-44-53

När görs sökningen?

Dubblettsökning utförs om du matar in eller ändrar en personuppgift (någon av dem som anges i inställningarna, t ex ett telefonnummer) och sedan sparar personen. Finns det inga dubbletter märker du inte av sökningen särskilt mycket (förutom att du kan se en ikon som blinkar till nere till höger i programfönstret). Om sökningen ger träff däremot, så får du upp en guide på skärmen där de eventuella dubbletterna presenteras. Guiden behandlas närmare i avsnittet Guiden ”Slå ihop dubbletter”.

Sök efter dubbletter från personkort och listor

I alla personkort finns en knapp uppe i verktygsraden som heter ”Sök dubbletter”.

dubblettsokning_personkort_sok_dubbletter

Knappen ”Sök dubbletter” i personkortet

Denna kan du använda när som helst för att ta reda på om det finns dubbletter av en person. Du kan även starta sökningen från valfri personlista genom att markera en person och klicka på ”Utför – Sök dubbletter”.

Sök dubbletter i listor via "Utför"

Sök dubbletter i listor via ”Utför”

 

maj 152012
 

1. Inledning

2. Alternativ vid borttagning/arkivering

3. Arkivera objekt

4. Ta bort objekt

5. Hur du städar undan sålda objekt

6. Om du väljer att arkivera

7. Om du väljer att ta bort

 

Inledning

Målet med den här guiden är att hjälpa dig att få bort så många kunder och objekt som möjligt för att få bättre översikt, en mindre databas och ett snabbare Vitec Säljstöd.

Vi rekommenderar att ni följer den här guiden minst en gång om året. Jobbar du på ett större kontor med många användare rekommenderar vi att ni gör det oftare.

Alternativ vid borttagning/arkivering

För minska mängden objekt kan du antingen arkivera eller ta bort objekt. Något som tar mycket plats i ett register är bilder och dokument. Vid arkivering är det därför bra att kraftigt städa bland kopplade bilder. Kanske räcker det med huvudbilden (första bilden) och planlösningen? Finns det en PDF variant av en sparad blankett kanske den kan kastas?

Arkivera objekt

Arkivregistret

När ett objekt är sålt, kontraktet är påskrivet och tillträdet har ägt rum, vad händer då? Objektet ligger kvar i det aktiva registret med statusen Såld och objektet har försvunnit från Internet. Men det finns ett steg kvar, arkivering!

Genom att arkivera objekt blir ditt aktiva register mindre och snabbare (särskilt om du rensar bort bilder och blanketter). De uppgifter du arkiverar kan du nå, från arkivregistret

Ta bort objekt

Papperskorgen

När du ta bort ett objekt hamnar det först i Säljstöds papperskorg. I papperskorgen ligger objekt kvar under 14 dagar. Därefter raderas objektet automatiskt. Objekt som finns i papperskorgen kan återföras till aktivt register. Tiden för hur ofta papperskorgen skall tömmas kan ställas in med en inställning.

Direkt borttagning

Vid radering kryssar valet om papperskorgen bort. Objektet kommer att raderas direkt utan att hamna i papperskorgen.

Hur du städar undan sålda objekt

Börja med att göra ett urval

I Säljstöd väljer du menyn Listor, därefter Alla objekt och Alla objekt-Lista

Välj knappen Urval och Filter

Kontrollera att det under Ägare är valt ’Allt’ och under Status ’Visa aktiva’

Kontrollera att det under Tillhörighet är valt ’Med egen tillhörighet’ eller ’Allt’

Under Status väljer du att du att ta bort bocken vid ’Allt’ och istället välja ’Sålda’. Klicka med musen utanför valen för att bekräfta.

Under status finns nu ordet ’Såld’. Listan visar nu enbart objekt med status såld.

Om du önskar att se kontraktsdatum på de sålda objekten väljer du knappen ’Fält’. Välj valet ’Lägg till fält’.

Under fliken Gemensamma fält finns ’Kontrakt’. Tryck på + vid namnet för att expandera.

Dubbelklicka på ’Kontraktsdatum’ för att lägga till fältet i listan. Fält som finns i listan markeras med blågrå färg.

Som alternativ till ’Kontraktsdag’ kan istället/även fältet ’Tillträdesdag’ läggas till på samma sätt.

Stäng fältlistan med krysset till höger om Välj fält att lägga till.

Med hjälp av ett urval på fältet Kontraktsdatum kan sålda objekt äldre än ett visst datum selekteras ut. I exemplet till höger är objekt med kontraktsdatum under 2010 eller äldre med i listan.

Om du väljer att arkivera

Markera ett objekt i listan som du vill arkivera. Du behöver inte öppna objektet utan markera det i valfri lista. Välj i snabbmenyn till vänster valet Utför och valet Arkivera affären.

En informationsruta med olika val visas nu på skärmen där du kan läsa vad som kommer att hända när objektet arkiveras.

Som standard arkiveras både köpare och säljare.

Avmarkerar du krysset för Bilder kommer samtliga bilder att raderas från objektet. Tar du bort krysset för Dokument och Kalkyler innebär det att du inte kan hämta in dokumenten och kalkylerna när/om du säljer objektet igen. De finns dock kvar för läsning i arkivregistret. Gör dina val och tryck därefter på knappen Nästa.

Tips: Bilder och dokument tar stor plats. Rensa de du inte behöver!

Läs informationen noga.

Markera de bilder du vill arkivera tillsammans med objektet. De bilder du inte markerar kommer att raderas från objektet. Du kan markera flera bilder genom att hålla nere Ctrl-tangenten.

När du är färdig med markeringen trycker du på knappen Nästa.

Gör motsvarande markering, som för bilder, för de dokument du vill ha kvar. Arkivdokument innebär att du kan öppna och läsa dem men inte redigera innehållet.

När du är klar trycker du på knappen Slutför.

Nu arbetar datorn en stund med arkiveringen. Objektet med tillhörande information plus, köpare/säljare kommer att flyttas från ditt aktiva register till ditt arkivregister.

Arkivregistret når du via menyn Listor och valet Arkiverade. Välj den lista som motsvarar objekttypen som du arkiverade. Från denna lista över arkiverade objekt finns, i snabbmenyn till vänster under Utför, ett val för att hämta in objektet till aktivt register igen. Vill du bara titta på uppgifterna öppnar du istället objektet på vanligt sätt. Kapitalvinstberäkningar kan utföras även för arkiverade objekt.

Ett väl fungerande arkivregister är en källa till framtida affärer. Genom att göra urval och utskick från arkivregistret kan du fånga in dem som du en gång sålt till och som kanske funderar på att skaffa något nytt.

Om du väljer att ta bort

Markera det objekt du vill ta bort. Tryck på knappen ’Ta bort’  eller ’Del’ på tangentbordet.

Innan du bekräftar rekommenderar vi att du behåller markeringen i rutan vid ’Spara poster som tas bort i Papperskorgen’.

 

Papperskorgen hittar du under menyn ’Arkiv’. Som standard ligger uppgifterna i papperskorgen under 14 dagar. Uppgifter ur papperskorgen kan återläsas innan tiden uppnåtts.